6、時間管理的方法和技巧
嚴格地限製時間，反而能使精神集中，更有助於解決問題。不要讓時間來支配你，而應該是你去支配時間。
——— 《財富500強員工精神》
下麵的方法是在進行時間管理時要注意掌握：
減少無謂的時間浪費
要是你仔細把一天的生活分析一下，將會發覺無謂的時間浪費遠超過自己的想象。不管工商人士、學生或家庭主婦，平均每天要把清醒時間16小時的1／4浪費掉，也有人浪費了清醒時間的50％，甚至高達90％！那麽，怎樣才能把這種無謂的浪費減少呢？
首先，要把無意義的思考及行動的習慣改掉。要是你任由時間流逝，無所事事，那麽，一天、一個月甚至一年，都將一事無成。以快要參加會考的學生做例子，他們常每天擺出苦讀的架式，其實卻什麽也沒念，等到會考接近的時候，才想臨時抱佛腳，然而已經來不及了。像這樣的例子屢見不鮮，應當引起警惕。
狄伯諾，這位曾經引起“水平思考”風潮的思考的心理學者最近提出了“五分鍾思考法”，呼籲大家不管遇到什麽事情，別花費太多時間去思考，隻要用五分鍾來冷靜考慮就行，而這五分鍾的分配情形如下所示：
·最初一分鍾——把目標及課題決定下來；
·次兩分鍾——思考的擴張及探求；
·最後兩分鍾——整理思緒，把結論定出。
再以擔任經營顧問的王先生作為例子，他在寫計劃案時必然會測量時間，要是中途思路受阻，就立刻換另一個案子來寫——這種方法和五分鍾思考法有異曲同工之妙，都可以有效地避免時間的浪費。
最近日立電器及許多民間企業都設定了“不舉行會議日”。因為倘若不停地開會，更容易出現許多不必要的會議，導致時間的浪費。
減少時間浪費的有效方法之一，是在一周裏定一天或兩天為“不開會日”，要是不這樣硬性規定，就很難使時間管理的功效得到發揮。
根據工作性質安排時間
隻要仔細觀察與分析，總可以發現一些時間安排的規律。比方說通常上午9點到11點，是客戶電話比較多的時候，除了特殊情況以外，否則盡量別在這段時間裏組織召開一些部門的內部會議。最好把安排工作的會議放到下午下班之前的半個小時比較合適。清楚自己和周圍同事的生理時鍾，對於節省時間，提高工作效率同樣非常有好處。
斷然擊退盜取時間者
很多人的周圍潛伏著不計其數的“盜取時間者”，它們從各種渠道侵入，把這些人寶貴的時間奪走。比如預定外的訪客、突然被分派的工作、長時間的演說，電話推銷、朋友往來、沒有意義的工作、得不到要領的指示或報告、錯誤的指示或報告、任意改變行動方針、無謂且難以理解的文書、無意義的長時間說明、同事間的閑談、沒有在預定時間內結束的會議、長時間的電話等。這類“盜取時間者”也在自己身上存在，例如：猶豫不決、沒有善盡責任、毫無計劃行動、完美主義、過多的工作、不注意、不正確、沒效率、顧忌過多等等，除此之外，還包括一些沒意義的饒舌及時間非常長的電話。
應斷然地擊退這類“盜取時間者”。下麵是可以采取的方法：
·要是接到預料外的電話或來客，應適度地拒絕，或盡快明白其來意，再判斷有沒有繼續洽談的必要。
·對於上司的指示，應確定自己清楚其內容，並表達自己的意見，如果覺得是沒有意義的工作，應當場婉拒，別默默接受，不然，容易導致時間浪費及精神不愉快的後果。
·在長時間的會議或演說中，應該嚴肅地請那些喋喋不休、言不達義的發言人在幾分鍾內結束談話，不然他根本不了解你的感受及時間的寶貴。
·使用避免對方喋喋不休的關鍵言辭，例如“簡單地說，你想表達什麽呢？”、“你的結論是什麽？”、“請你簡明扼要地說……”、“你現在說的，管理者都早就清楚了”等等。
·避免冗長電話的辦法，除了上述方法以外，還可以準備計時器、事前把談話內容整理好、先講結論等。
·對某些事物適度重視，不要求盡善盡美，而應以60至80分的標準來盡快做決定。
·一次就下決定，別猶豫不決。
·事先把計劃訂立好。
·把文書全部在一張紙上寫好。
·明確表示“可”或“不可”。
·倘若是管理者，應積極地委托給部下部分權限。
克服拖延
羅馬哲學家賽涅卡指出：“拖延、期待和依賴將來是時間的最大損失。”英國詩人愛德華·揚也曾大聲疾呼：“拖延是把光陰偷走的賊。”在平日裏要鍛煉提高自製能力、克服懶惰的習慣，做到今日事今日做完。要是沒有按時完成任務，一定要多付出一些努力把事情做完，不能把拖延的習慣養成。要是工作出現拖延，要給自己一些懲罰。要是提前完成節省了時間，則要給自己一些獎勵。也可以請別人嚴格監督執行，通過這種辦法能慢慢把拖延的毛病克服。
增加時間利用率
工作時間的空檔，比方說與人會麵前後，都會存在非常多空檔時間，日積月累，這些時間也許長達幾十甚至幾百小時，所以必須把這些時間有效地運用好。這類“空檔時間”大致可分為三種：前段空檔時間、中段空檔時間和後段空檔時間。
和人約會、參加集會、出席會議、觀看戲劇或運動競賽的時候，應在約定時間前半小時到一小時裏到達目的地，而這段時間，就是所說的“前段空檔時問”。提前到達時，可到咖啡廳或另外一些安靜的休閑場所，做一些工作上的準備、處理雜務、看看書、思考新構想等等，要是可以這樣活用時間，好處如下：
·提早出門，萬一碰到交通擁擠等狀況的時候，仍可以在約定時間前到達目的地，不會產生讓對方空等的尷尬。
·提早到達目的地，心情將較為悠閑輕鬆，而能自在地利用前段空檔時間。
“後段空檔時間”指的是在預定時刻前完成某項工作而出現的空閑時間。比方說與人會談時若言不及義、喋喋不休，時間再多也是浪費，要是可以把握談話要領，言談簡要切題，就能把預定的會議時間節省半小時至一小時，而節省下來的時間，就成為自己的時間，能夠自由有效地運用。
前、後段空檔時間的產生都是在有意識的計劃下，而中段空檔時間卻常常是偶然發生的。許多人中段空檔時，常由於事情還沒告一段落，情緒不穩，以致白白浪費了這些時間，所以，現在建議大家，可把這段時間用來作情緒上的調整，或思考新的構想等等。
上述利用空檔時間法，最重要的觀念是：要是能把這種正確想法建立，身體力行，必能將時間做出有效的分配，把一些有意義的工作完成。
運用現代管理工具
能利用電腦、信息管理係統，把時間的利用效率提高。可要是使用不當，也會造成浪費，影響效率。現在網上漫遊成已為辦公室人員浪費時間的主要形式之一。互聯網上有趣的東西無所不有，新聞、遊戲、圖片、動漫等等，鼠標指針的“小手”會拉著你輕鬆地漫遊世界。時間在你不注意時已經悄悄地溜走了。所以在工作時間，上網要有明確的目標，要使網絡的利用率提高，不能讓你的時間和精力因網上漫遊的習慣而浪費。
撥快你的時鍾
1982年的統計表明，每年聯邦德國有2．35億次查詢電話的時間。人們為了保證自己時鍾的準確性，常常要使用電話查詢功能。有的人為了防止耽誤時間，將自己的手表撥快幾分鍾，如此一來自然而然地加快了節奏，擠出了挺多的時間。
7、培養幹脆利落的做事風格
一個辦事風格十分幹脆利索的人，辦事的效率高。做事的速度快，不僅有利於自己事業的成功，他也可以為自己贏得做更多事的時間，而且極易得到別人的信任和欣賞。美國外交家伊蓮娜就是以她幹脆利落的辦事風格譜寫了其豐富多彩的人生。
——— 《財富500強員工精神》
伊蓮娜·杜勒斯，這個美國外交界十分受人尊敬的人，曾經親身經曆了很多重大的曆史事件，是一位個性爽朗、樂觀的女強人。
伊蓮娜非常喜歡讀書，又會做事，社會活動能力也非常強。她從賓州著名的女校彭瑪學院畢業後。恰逢第一次世界大戰結束，於是她遠赴法國從事難民救濟與複原工作，接著又回到彭瑪學院進修，取得勞工與工業經濟學碩士。
婦女在二、三十年代要找工作很不容易，有知識的女性要找到合適的工作更難。雖然她是紐約州的名門之後，但是“杜勒斯”之姓對她卻一點也沒有影響，她憑著碩士資格在康州一家工廠管理一部打卡印刷機，又在紐約皇後區長島市一間工廠擔任發放薪水的小職員。伊蓮娜是個極其上進的人，她不甘心自己終生就隻看管一部印刷機和當一個小小的職員，平淡地度過這一生。於是在存了一筆錢以後，就跑到著名的倫敦政經學院留學。她最得意的經曆是在就讀的時間裏，一個人成功地調查了75家英國工廠的經營方式，寫出了令教授和同學都非常讚賞的論文。她回到美國後又在哈佛大學獲得碩士和博士的學位。在30年代，伊蓮娜執教於巴黎、日內瓦、波士頓、費城和母校彭瑪學院，同時也未把自己的寫作事業停止過。伊蓮娜一輩子總共寫了十四本書，其中以外交、經濟為主，也有回憶錄，在她九十歲時還出版了一部哲理推理小說。
伊蓮娜具有十分強的主見，非常獨立，不會依附著別人做任何事。30歲時她與一位在約翰·霍普金斯大學任教的語言學家相戀，然而這位教授是個虔誠的正統猶太教教徒，伊蓮娜則是所說的“白種盎格魯撒克遜新教徒”，父親又是長老會牧師，全家對猶太人沒什麽好感，當然不讚成伊蓮娜與猶太語言學家交往。敢愛敢恨的伊蓮娜不顧家裏的反對，她堅持自己找到的另一半，在1932年和語言學家結婚，沒想到兩年後這位語言學家卻自殺死亡。留下一子一女，自此，伊蓮娜便開始了62年的孀居生活。
盡管伊蓮娜在婚姻上並沒有非常成功，但是之後在事業上卻極其有成就，她終於把自己真正想要走的路找到了，那就是擔任公職。其實獻身於“公職”，為政府做事、為國家服務，乃是杜勒斯家族的傳統。從1963年開始，伊蓮娜擔任公務員，首先在社會安全署擔當財務研究主任．後來轉到國務院，親手策劃1944年在新罕布什爾州布萊登森林舉行的國際貨幣會議。此後又擔任了美國駐維也納大使館的財經參事，協助救濟奧地利難民，出任國務院德國事務局局長特別助理，為大力減少西德失業人口並使生產增加做了很多工作，主持柏林工作，積極投入西德的戰後複興，把十億美元撥出來為西德興建國會大廈、醫院和學校。她對德國所做的一切，使德國上下十分感激。德國人民尊敬她、熱愛她，熱情地把她稱為“柏林之母”，又稱國會大廈為“杜勒斯大樓”。
民主黨的甘乃迪在1960年11月的大選中險勝尼克森。甘乃迪的上台宣告了杜勒斯家族的沒落。中情局在1961年4月秘密主導古巴流亡分子登陸古巴諸灣，企圖把卡斯特政權推翻，結果慘敗，甘乃迪總統灰頭土臉，要求中情局局長艾倫·杜勒斯下台。甘乃迪瘋狂地把艾倫擠退了後，也想逼走伊蓮娜，據說趕盡殺絕杜勒斯家族的幕後黑手是甘乃迪總統的弟弟司法部長羅伯特。1961年9月的一個上午。國務卿魯斯克親口對她說：“白宮要我把你趕走。”伊蓮娜並不害怕，而是抗議道：幹脆把我調到歐洲去好了。魯斯克說那也不可以，甘家兄弟就是要你離開外交界。67歲的伊蓮娜就這樣被炒魷魚了，她成為齷齪政治下的犧牲品。
然而，伊蓮娜是個十分富有戰鬥意誌的人，她盡管傷心，卻並未一蹶不振。不灰心的她繼續做研究，不斷地寫書，在各大學兼課和演講使她並不覺得寂寞，反而是常常埋怨時間不夠用。90歲之後她的身體不是很好。耳朵和眼睛慢慢不行了，她的生活節奏才開始逐漸慢下來。伊蓮娜的一生就好比是個趕路的旅人。她完全把詩人佛洛斯特在《雪夜林畔》一詩中所說的人生誓言實踐了：“我得信守諾言，在安睡之前還要趕好幾裏路”。
伊蓮娜的故事給我們啟示，對一個人事業的成功來說，做事幹淨利落、從不拖拉的風格至關重要。我們若想成功，就應學會幹淨利落的辦事風格。
多聽少說
曾經有個小國到中國來，進貢了三個一模一樣的金人，把皇帝高興壞了。可是這小國不厚道，同時出一道題目:這三個金人哪個最有價值？
皇帝想了許多的辦法，請來珠寶匠檢查，稱重量，看做工，都是一模一樣的。怎麽辦？使者還等著回去匯報呢。泱泱大國，不會連這個小事都不懂吧？
最後，有一位退位的老大臣說他有辦法。
皇帝將使者請到大殿，老臣胸有成足地拿著三根稻草，插入第一個金人的耳朵裏，這稻草從另一邊耳朵出來了。第二個金人的稻草從嘴巴裏直接掉出來，而第三個金人，稻草進去後掉進了肚子，什麽響動也沒有。老臣說:第三個金人最有價值！使者默默無語，答案正確。
最有價值的人，不一定是最能說的人。老天給我們兩隻耳朵一個嘴巴，本來就是讓我們多聽少說的。善於傾聽，才是成熟的人最基本的素質。
8、用最簡單的辦法獲得最佳的成效
工作有目標和計劃，做起事來才能有條理，你的時間就會變得很充足，不會擾亂自己的神誌，辦事效率也極高。你應當計劃你的工作，在這方麵所花的時間是值得的。如果沒有計劃，你始終不會成為一個工作有效率的人。工作效率的中心問題是：你對工作計劃得如何，而不是你工作幹得如何努力。
——— 《財富500強員工精神》
在我們開展工作前，首先應考慮的是如何用最簡單、省力的方法去獲得最佳的成效。對一個人來說，要的是事半功倍，而非事倍功半。
正確地處理工作忙亂的問題，需要你做事有計劃和有目標。這樣你就可以把所要做的事情要排出一個順序，有助你實現目標的，你就把它放在前麵，依次為之，並把它記在一張紙上，就成了順序表。養成這樣一個良好習慣，會使你每做一件事，就向你的目標靠近一步。
無論你做的事是多是少，都要擬定一個程序表，盡力按著程序表去做。如果你的工作隻需一小時做完，便在一小時之內完成它，其餘的時間去玩樂放鬆。本來隻要一小時的事，而拖延到一天才做完，實在是愚蠢。如果你的事太多，而時間不夠，則選擇最重要的做好，把不重要的刪去。
工作過度而吃力的真正原因並不是工作太多，麗實在是因為沒有計劃，沒有係統。那些習慣毫無計劃地工作的人，總是這樣想著：“我必須工作，我必須工作，我必須工作。”可是，沒有計劃，你很可能被一些不在計劃之內的事纏身，該做的事就做不完。如果你就是管理者，你就不能管理工廠裏的員工，不能訓練他們的專業知識，不能叫他們製造出來產品。如果你每天有計劃，那麽你在每刻鍾之內，都應當曉得做什麽事。
羅斯福總統是一個注重計劃的人。他時時把他所該做的事都記下來，然後擬定一個計劃表，規定自己在某時間內做某事。如此，他便按時做各項事。通過他的辦公日程表可以看出，從上午9點鍾與夫人在白宮草地上散步起，至晚上招待客人吃飯等為止，整整一天他總是有事做的。當該睡覺的時候，因為該做的事都做了，所以他能完全丟棄心中的一切憂慮和思考，放心的去睡覺。
細心計劃自己的工作，這是羅斯福之所以辦事有效的秘訣。每當一項工作來臨時，他便先計劃需要多少時間，然後安插在他的日程表裏。他既然能夠把重要的事很早地安插在他的辦事程序表裏，所以他每天能夠把許多事在預定的時間之內做完。
在製定日計劃的時候，必須考慮計劃的彈性。不能將計劃製定在能力所能達到的100％，而應該製定在能力所能達到的80％。這是工作性質決定的。每天都會遇到一些意想不到的情況，以及上司交辦的臨時任務。如果你每天的計劃都是100％，那麽，在你完成臨時任務時，就必然會擠占你業已製定好的工作計劃，原計劃就不得不拖期了。久而久之，你的計劃失去了嚴謹性，你的上司與會認為你不是一個很精幹的員工。
另外，要學會將工作分類處理。工作中的每一項都很重要，但也需要將工作分類。分類的原則主要包括輕重緩急的原則，相關性原則，工作屬地相同原則。
輕重緩急包括時間與任務兩方麵的內容。很多時候員工會忽略時間的要求，隻看重任務的重要性，這樣理解是片麵的。
員工在接收工作任務的同時，都被要求在規定的時間內完成。時刻將時間與質量兩個要求貫穿在完成任務的過程當中，並盡可能提前。將任務完成的時間定在提交任務成果的最後一刻是很不明智的，這與上麵提到的計劃的彈性是一脈相承的。因為，事情總不一味按個人主觀設定發展。當應當提交的任務與臨時的事項衝突時，就陷入了兩者不能兼得的被動狀態。一個能每次按期完成工作任務的管理員工，即使不天天加班加點，即使不顯得終日忙忙碌碌，也會讓主管覺得你是一個讓人放心的人，而不會天天追問你工作的進度如何了。
相關性主要指不要將某一件任務孤立地看待。因為工作有連續性，任務可能是過去某項工作的延續，或者是未來某項工作的基礎，還會涉及多個部門或是崗位。所以，任務開始以前，先向後看一看，再往前想一想，以避免前後矛盾造成的返工，或是某些環節影響整體工作進度。
工作有很多中間環節，彼此間需要協調。有的員工在做某項工作時往往隻偏重於自己本身所應完成的職責，將工作傳遞到相關工作部門與工作崗位之後便聽之任之了。更有些人缺乏與同事配合的意識，把早已經辦好的工作，不是及時地交給下一道工序的人員，使工作盡早完成，而是壓在自己手中，遲遲不交，直到最後才慢吞吞地交出來，造成後序人員的工作壓力。這樣，也會影響工作的按時完成。在檢查工作結果的時候，所在的中間環節又各自抱怨給予他的時間太短了，或者是某個中間環節耽誤的時間太久了等等。而工作結果隻有一個，那就是沒有按期按質量完成工作，你的業績等級被打了折扣。
作為一名員工，要把握工作的完整性。在工作中，要考慮相互協調配合的問題，在自己這個工作環節，盡可能地抓緊時間，及早將完成的工作傳交給下一道工序的工作人員，使他們能夠有充足的時間去完成後麵的工作，以免其中的某個或是某些環節影響整體工作進度。
工作屬地相同原則指將工作地點相同的業務盡量歸並到一塊完成，這樣可以減少因為工作地點變化造成的時間浪費。這一點對現場工作員工猶為重要。如果這一點處理的好，可避免在現場、自己的辦公室、物資部、監理、業主及其他部門之間頻繁接觸。既節約了時間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂而不為呢？
在日常工作中，有些員工總是喜歡把事情往後放，擱著今天的事不做留待明天。很多事情因為做得不夠及時而被耽誤，效率也就難以得到保障。
我們每天都有每天的事。今天的事是新鮮的，與昨天的事不同，而明天也自有明天的事。所以，今天之事應該就在今天做完，千萬不要拖延到明天！拖延的習慣往往會妨礙我們做事，會摧毀我們的創造力。
9、一切行動按計劃進行
詩人保羅·瓦勒利曾經說過：“一首詩從來沒有完成的情況，隻有被放棄修改的狀況。”
我們都知道人們永遠都在修正自己的工作——編輯、提煉、重新做一遍，試著讓它更完美(而不管這意味著什麽)。他們不知道什麽時候該停止修補。
——— 《財富500強員工精神》
明白何時該停下來和明白何時開始同樣都很重要。你怎麽才能清楚某件事情不但是自己能做到最好，而且事情本身也已達到最好的狀態了呢？
有些人非常幸運地擁有把他們一切手忙腳亂的工作告一段落的標誌，然而這個停止的標誌是人為的和規定的。比方說作者有交稿的期限，劇作家的作品有嚴格的規定的開演期限，電影導演都有一個固定的首映儀式日期，畫家和雕塑家有在畫廊的展覽日。這種日期的限製都提醒他們，何時應該結束。
這個問題在當你是為了自己而工作和自願工作時，就變得更具有技巧性。
你在某一天決定收拾一下雜物。你如何知道自己何時就算把清潔和整理的工作做完了？從理論上來講，一件十分潔淨的屋子就是一間空屋。然而這樣的想法並不會阻止你繼續去收拾屋子，把不想要的東西扔掉，把書整齊地擺放到架子上，折疊好衣服，把它放進合適的櫃子裏，歸類好紙張，把它放進文件夾裏，鉛筆、夾紙用的夾子以及軟盤都各歸其位。然後，你進行打掃、擦洗、撣灰等步驟。要是你能把這些做得很好，那就表示你有整理雜物的係統能力：你把剩餘的空間分配給了你的杯子、鑰匙、錢包、還有拖鞋，如此一來，你就能方便地找到它們：你把瑣碎的東西都齊中到一個地方；你將自已經常用到的東西放在便於拿到的地方；你在抽屜上貼上標簽，標明什麽東西在裏麵；你按顏色把衣服進行分類。最後，你環顧一下四周，極其滿意，沒有被忽略的死角。各種東西都放在了適當的位置上，被收了起來或歸好了類，或放在易於找到的地方了。整間房子顯得井井有條，並且非常溫馨。當你環顧屋子時，你覺得十分滿意。
這種感覺，或多或少就是該讓事情停止時你的感覺。沒有地方被忽略，雜亂的東西沒有了，工作中需要的東西都在恰當的位置上。不會使你一直忙亂到晚上，並且也能得到極其不錯的結果。
當下次你無法決定一件事情是不是該停止時，記住這一點吧。倘若你沒有已經把一間淩亂的屋子收拾好的那種感覺，就接著工作吧。
效率在完成任何一項目標和計劃時都不能不考慮。在所有提高工作效率的技能中，不存在一個比組織時間的能力更重要的技能。許多人都擔心自己沒有足夠時間盡最大努力把每個項目完成。一個項目也許不遵守時間的想法會讓人覺得害怕。因此我們要看著日曆並盡力全部地把它做出計算。從某種程度上說，這是基本的計劃：決定你需要多少時間和你有多少時間並相應地做打算。但很多創造**的一個優點是被認為是開放式的，一幅繪畫或一首詩的最後期限是沒有的，該做時就做了。“最重要的事情並非是作者或者藝術家頭腦中用來開始的想法，而是他決定在哪一點上停下來”。
大部分創造性的努力並不允許精確的計劃，但一些事情會讓你花費多長時間還是關鍵的，一個成功的商業作家提議人們開始他們的首部小說：一年創造一個一流的草稿，一天寫一頁，一年把它改好。初初一看，這種在一個工程上投資兩年的想法是非常讓人生畏的，但是一天寫一頁是一種容易控製和完成的指標。
把你想在下個月完成的所有事情考慮一下。他們有多少重複，有多少衝突，畫出你自己的圈兒。圈兒的大小由任務的重要性決定。
用這種方法把你的時間依次安排好，每一個能使你的自信心恢複並讓你不斷向前的方法都是值得培養和重複的。