美國商會發言說,由於員工的盜竊,公司財務、商品以及設備損失大約每年要吃掉美國商業1200個億。現在此項花費正以每年至少10%的速度上漲,同時這不包括員工盜竊最費財的形式-盜取時間。
根據專家的分析,員工決定偷盜的因素要涉及到以下幾個:
1.個人不誠實。此人基本上是不誠實的或天生偏愛偷竊。
2.環境壓力。此人身負重債或經濟責任義務。
3.機會。此人花錢毫無指導原則,公司財務控製不充分。
4.別人慫恿或強迫此人偷盜。
5.報複。此人覺得受到傷害,所付工資低於標準,超時工作,或者讓雇主攫取了主要的利益。
同時這些專家認為,縮減偷盜要比完全製止盜竊更有現實意義。
1沒有甄別應聘者是否值得信任
通過不錄用有盜竊前科的員工,你可以大大縮減被偷的危險。在招聘甄別的過程中,評估應聘者的工作經曆,看一看有沒有對雇主有強烈忠心的跡象。讓可能成為本公司員工的人簽署責任放棄書,以使前任雇主能夠自由的討論他們的工作經曆。
仔細的檢查證明人並詢問其他證明人的姓名,(如果此工作是一個敏感的工作)給他們應聘者的照片以鑒定他們的身份,確保調查到招聘工作中的任何斷層。
如果你沒有時間進行全麵的背景調查,從就業中心處進行招聘,他們已事先甄別了他們所提供的人選。
通過讓應聘者進行書麵的“誠實”測試,評做他們以後有偷竊行為的傾向性。現在“誠實”測試廣泛應用於全國範圍的數千家公司,尤其是自從1988年頒發地方PalygYaph法案,禁止使用測謊儀以來。這些測試以應聘者的態度及對過去行為的承認為基礎,可以預見將來的行為。應聘者在你的公司進行測試,但應由測試評判者進行打分。
2不能辨識管理者在鼓勵或阻止偷盜中的作用;沒有製定一個公司防盜措施或者沒有將公司防盜措施傳達給員工
采納並傳達有關員工偷盜的明晰政策。告知所有員工公司對偷竊行為的定義,對被抓的偷竊員工會發生什麽,以及強調偷竊員工是不能接受的行為的信息。
在各個層次水平中,同等地設施此政策,當設施製裁時,讓其他個人都知道,但不要提及偷盜人的姓名,不要給高層次的員工以特殊的對待。這會削弱製止偷盜所必須的公平性。
不要對起訴控告猶猶豫豫,如果你抓到了他們,將嚴重的偷盜者送進監獄,不要猶豫。
正式和非正式的交談都要強調管理者對此特殊問題的關注,讓個人們知道公司不僅關心公司的財產而且關心公司的員工。
工資支票、公司的簡訊文章、新員工的指導、櫥櫃及餐廳的招貼以及公司的會議,這些都是你調查信息的方法。
考慮應用一個員工激勵計劃以作為控製偷盜的方法,許多公司現在相信“與員工共同分享公司的儲蓄。”一個激勵可能是一次獎金,以每一個部門在節省方麵的成功為基礎。
尊敬員工、信任員工。通過期望最好的員工以及把他們看做有榮譽的可以信賴的員工,他們更好的願意照此做人行事工作。積極的氣氛可以彌散於整個公司並培養標準的工作群體,阻止偷竊的發生。
記住,商務中的誠實得從上級開始,隻有當所有層次的經理們把自己看做道德作用的模範-避免利益衝突以及澄清公司所期望的商業行為的種類,公司為減少犯罪所開展的鬥爭就會取得進步。
3由於沒能使稽查係統及跟蹤監控係統充分發揮作用而對盜賊敞開大門;沒有合適的安全防護措施以保護公司財產
你可以采取下列步驟以消除盜賊偷竊的機會。
?使用堅實的統計控製,以按標準追蹤監控貨物及交易。隨著從原材料或從大門進來的買賣產品,到從大門出去的成品,你的內部控製係統應該跟蹤你的財產。這樣的係統可以與前一年的比較各種名目的費用,並顯示出不規則的那些,如發現原材料的費用提高了,快於通常的存貨交替率,浪費的數量加大了,與穩定或下降的稅收聯係在一起的下降的盤存。
?如果可能的話,將你商務中的簿記與支票準備分開來,處理可支付帳戶及開發票的人應該不是同一個人。當這些功能職責合並時,容易產生欺詐的支付,使用計算機化的帳目程序,你可以創造對上麵問題的防範,比如在輸入改變某些類型的數據時要求有關專門權威人士的要求。
?使所有的郵件不公開的投遞到具體的個人,如辦公室經理。打開郵件的人應該區分一下並應該對支票的丟失負責。
?如果偽造支票是一個問題,在可以支付帳目係統中對賣主的列表清單建立嚴格的控製。在某一支票可以使用之前給每一個賣主一個ID號碼,賣主的號碼應打印在收據上以及你的支票登記簿上。在簽署每一張支票之前都要檢查一下,確定支付者姓名、地址、以及賣主號碼與你的賣主清單上的一致。
?如複製發票是一個問題,授權隻可支付原始的發票,複印或傳真上的無效,一旦原始發票報銷完畢,扣上“已支付”的戳,已防止複印或偽造。
?零售盜賊往往產生在銷售這一關節點,並同時讓職員卷入陷阱,通過商品但沒有付款,或被口頭支付欺騙。在這種情況下,閉路電視,監視一個行為的個人盯梢技能,可以抓到偷的sting operations (“神秘購物人”)。這些都是有效的方法。許多零售商還使用一些裝置,如果員工不能從商品上取下,當他們被帶出商店時,釋放一個警報,或者如果他們在商店外被取走,對貨物做出一定損害。
?現代的銷售體係,現金出納機的繼任者,可以作為防禦員工盜竊的一種高度有效的武器。經理可以用他們追蹤記錄富於和短缺,無效的銷售,現金退還以及某一員工給朋友低價銷售的頻率,平衡全無的出納機以及將現金支票傳輸到銀行或安全地帶。
?通過給員工一些他們可帶走的東西,給員工盜賊提供選擇餘地,這可能包括:過時的,有損傷的或不能再賣的被遺棄的商品,不要將他們丟掉,提供給員工,當行動辦公設備替代舊的時,將舊的設備給員工。從這個簡單的姿態中所獲得的忠誠要遠遠超過舊設備的商業價值。
?鼓勵員工們檢舉不誠實的行為。在保密、安全、以及商務的整個過程中的員工的參與要比其本身的成功更重要,通過創造匿名檢舉係統(盡可能地配以獎勵體係),員工們有機會檢舉某些信息,這些信息往往會糾正工廠中的他們所看到的不合適的情形。
?使用忠心契約或不誠實保險。簿記員、會計、公司的出納以及其他可以接近經濟記錄及銀行帳戶的人,應該簽署忠誠契約,這是一種保險方式,在員工不誠實行為的情況下,支付損失的一種方法,忠心聯係以兩種方式實施保護。第一,在保險公司束縛每個人之前,它可以作為一個全麵的背景檢查並產生不能接受的候選人。第二,一旦一個員工出現了問題,任何損失,隻要在政策限製範圍內,都由保險公司賠償。
?不誠實保險。經常是一個標準的商務保險包的一部分,也可以保護公司免受盜賊的損失。在行使這樣的政策之前,許多保險公司會檢查公司的招聘程序以及預防盜竊所做的努力。
?保護現金。現金往往是盜竊的主要目標。如果沒有監控,用於補償員工小額費用的零用現金就有被盜的危險。讓某一員工對此零用現金負責,在從零用現金中分出補償費用之前,確保由能證明退還款是那一次的收據。不要補充零用現金直到所有的花費均以支配。把大數額的現金保存在安全的地板中或上鎖的地板中,保證鎖的安全。
?對有問題的員工提供幫助計劃,即使是很小的公司也可以通過醫院、診所中迅速增加的此類計劃中的一個,給酗酒、吸毒的一個提供幫助。谘詢服務,包括經濟谘詢,可以針對偷竊給有問題的員工一個行得通的選擇。
?提供充足的公正的補償,當你的員工感覺到他們沒有得到充足的補償金時,這就意味著你在邀請盜賊。同時,給員工工作自主權,更多的作決定的權利,更加多種多樣的任務,以及更多地與其他人工作的機會,這些都可以消磨掉與盜賊有關的活動的產生。
?給不滿意的員工提供釋放情緒的機會。員工調研、非正式的員工-管理者會談,抱怨集會等等,都可引導情感的抒發和通暢,同時還可以給管理者提供有關操作的重要信息。如果公司願意聽他們的牢騷的話,員工們將會覺得沒有罷工反對公司的必要。
4沒有意識到偷竊時間是員工最嚴重的偷盜行為
時間是公司最有價值的資源,通過遲到、早退、工作拖拉、延長午休時間等方式盜竊時間嚴重危害到公司的存在性。你可以根據以下步驟來消除這種行為:
1.做出典範證明你是公司裏最辛苦的人。
2.建立明確的規章製度提醒每個人。
3.把員工組織起來,尤其在午休時也要一起行動。
4.樹立典型讓員工明白工作刻苦忠誠會受到讚揚。
5.讓員工參與公司管理,幫助他們意識到如何能成功。
6.讓員工明確自己的權利,與員工溝通知道他如今要做什麽,如何做及最後的目的是什麽。