芝加哥和西北鐵路公司的董事長羅南·威廉士說：“一個桌上堆滿很多種文件的人，若能把他的桌子清理一下，留下手邊待處理的文件，就會發現他的工作更容易，也更實在，我稱之為家務料理，這是提高效率的第一步。”
1．一切從整理辦公桌開始
美國著名詩人波浦曾寫過這樣一句話：“秩序是天國的第一條法則。”秩序也應該是生意的第一條法則，但是否如此呢?一個生意人的桌上，堆滿了可能幾個星期都不會看上一眼的文件。試想，光是看見辦公桌上堆積著那麽多還沒有來得及寫的回信、報告和備忘錄等等，就足以讓人產生混亂、緊張和壓抑的情緒。更有甚者，會經常讓你想到：“有100萬件事情待做，可是沒有時間去做它們。”不但會使你憂慮得感到緊張和疲倦，也會使你憂慮得患高血壓、心髒病和胃潰瘍。因此，你一定要有秩序地工作，從清理你的辦公桌開始。
早晨，你迎著朝陽步履輕快地走進辦公室，可是一進辦公室，就有人遞給你一大疊文件要你批示；放在案頭的電話記錄又增加了一倍；昨天尚未來得及處理的函電壓在剛剛收到的信件下麵；電話鈴響了，你抓起聽筒，一邊急急忙忙地寫著一張紙條，一邊對電話另一頭的人保證：?我馬上就處理這件事。”
讓這一切都停止。別忘了，無謂地浪費時間就等於浪費你的生命。在文件堆中打滾並不是成功者的所為，你應該格外珍惜重視時間，因為有太多的目標要你去完成。成功邁向你的人生目標的第一步就是清理掉積壓在辦公桌上的各類文件、檔案以及那些突然到來，使你措手不及、又使你耗費精力的工作。
2．如何整理你的辦公桌
第一步工作是：清理你的辦公桌和裝著新送來的信函文件等的文件筐，使之變得更有條理。如果你沒有條理，如果你不能迅速地杜絕沒完沒了的雜事，那你用不了多久，就又會陷入泥潭不可自拔，這樣做的目的井非隻為了清潔幹淨。拿出四個裝信封的盒子，分別寫上“雜誌”、“郵寄宣傳品”、“日常事務”和“優先事務”等標記。按先後一一放置，不要為區分它們而浪費過多的時間。如果有介於兩者之間的，就把它放入較次要的盒子。在這一階段，你隻要把那些不在三天之內完成，就會導致災難性後果的東西，歸入“優先事務”就可以了。
幹淨的辦公桌可以給人良好的感覺，不過。別隻顧好看而浪費時間。現在，你需要開始第二步的工作：即把“優先事務”的盒子拿過來，一件件地處理，不要從中挑選，你隻要一件件地去做。發出指示後就可以輕鬆了，千萬不要急躁了事。
再把積壓的文書分好類，處理完優先事務後，你就可為本周的剩餘時間製訂一份詳細的計劃了。這樣做會改變你的心理狀態，從而促使你有時間緊迫感，充分利用自己的時間，去進行以後各階段的工作。一定要堅持一個原則：永遠別讓你的辦公桌再度雜亂。
一旦清理完了積壓的工作，你就必須計劃好日常文書工作流程，使它不會又在你麵前堆積起來。你可以在處理完日常事務信件後，迅速地瀏覽一些宣傳晶，以便從中獲得許多很棒的點子。如果你已能夠不再從郵件堆下麵抽取文件，那麽你已經掌握了成功管理自己的辦法。
如果因為所需信息尚未到達，或采取行動還為時尚早而不能去處理某件事務時，你可以把這類文件歸入“待辦文件夾”，最好不要把它放在你的辦公桌上。
為保持你的辦公桌整潔，一個十分必要的做法就是讓每樣東西都各定其位，千萬不要肆意亂放。在任何時候都應如此。
現在，你已經能夠清理積壓在你辦公桌上的紛繁複雜的文件了，而且已經能夠理順工作流程，保持幹淨整潔的辦公環境，並掌握了控製日常文書工作的主動權。而最重要的是，你不是一時心血**才如此去做，而是要保持好的工作習慣，做一個永遠自信的成功者。否則，你不久又會被淹沒在大量堆積的文件夾中，做一個處理文件的奴隸。