你知道是什麽阻礙著你克服管理的弱點嗎？
而又是什麽使得你能在六十秒種內改變管理的弱點呢？
在現實生活中，有些管理者工作起來非常繁忙，似乎總有一大堆事情要做，結果是東一榔頭，西一棒棰，缺乏成效。因此，提高工作效率往往是一名優秀的管理者必須注意的問題。否則，做事事倍功半，拖泥斡水，怎樣說明你的工作能力強?你的魅力又從何而來?
想要有效率地管理又要控製時間，分派是一項絕對必要的措施。它是一種非常重要並能助你成功的活動。
前麵的那些建議是為了使你和周圍的環境變得有條有理。達此目的之後，你應該已經減少了花在日常活動上的時間，又不用因此而變得緊張兮兮。節約下來的時間，必須用在重要的事務上。有了有條不紊的辦公桌、文件、係統和工作習慣是一回事，而使用這些工具去完成有意義的任務，則是另一回事。為了達到有意義的目標和成為有效率的管理者，我們必須優先把時間用在有意義的活動上，而取代許多無意義的或次要的活動。
現在我們來討論如何更妥善地利用時間，從而使工作更有效率。我並不是主張要教你把工作時間延長到十至十二小時，如果你願意，甚至還可縮短花在工作上的時間。
糟糕的是，許多人確實試圖延長他們的工作時間，以完成更多的工作。但那是沒有益處的。工作會不斷地擴展，以填滿它能得到的時間。工作不是固體，它像是一種氣體，會自動膨脹，並填滿多餘的空間。
這就是時間管理專家並不鼓勵你為解決時間問題，而延長工作時間的理由。延長工作時間，不僅影響你的家庭和社會生活，它還能降低你工作的效率，因為你把晚上當作了白天的延伸。如果一個計劃到下班時還沒寫完，也許你會聳聳肩對自己說：“我會在晚上把它寫完。”也許你寧願這樣做，也不願利用下班前的那十五分鍾好好地趕完工作；或者你不願意匆忙行事，並將自己置於壓力之下；或者不願意硬塞給別人。總之，不願意在上班時間內，解決尚未完成的工作。
但你若是不管出現什麽困難，都要在規定的時間內完成你的任務，這樣也不好。因為困難會造成壓力，甚至可能導致精神錯亂、胃潰瘍或心髒病突發。你隻能把活動壓縮在這麽多的時間內，就比如氣體雖然能被壓縮，但它受到的壓力越大，它對容器壁的壓力也就越大。
這就是產生緊張、精神崩潰甚至更糟的情況出現的原因。人們把越來越多的工作塞進同一個時間容器，從而使自己處於極度緊張的壓力之下，直到最後，壓力過大導致容器的爆炸。
你可能會說：“算了吧，我寧願延長工作時間也不願爆炸!”但延長工作時間，隻會耽擱必須做的事。如果你有一個較大的時間容器，你就能在裏麵塞入更多的活動，而你也會這樣做。但這是工作狂的本性。而當爆炸最後來臨時，你也是惟一的受害者。
延長工作時間不是辦法。你所做的事情決定你的效率，而且進一步說，甚至還關係著你的健康。
意大利經濟學家和社會學家柏拉圖，在他所創造的柏拉圖原則中指出：在一個群體中，重要的成份通常隻占全部成份的一個相對小的比例，所用的實際數字是20％和80％。所以，你的20％的活動，占你所有活動的80％的價值，這就是二八定律。
這個原則令人吃驚的地方，是它似乎對所有的事情都適用。20％的業務員帶來80％的新業務；20％的發明項目，創造了全部發明價值的80％；20％打電話給你的人，占用你80％的打電話時間；你20％的雇員，製造了80％打擾你的事件；你20％的文書工作，帶給你80％重要成果，等等。
80％和20％這個數字可能不準確，但這個原則在實踐中肯定是適用的。相信它，它給你帶來時間觀念，成功地管理自己的基礎。
如果你能把你的各種活動分類，也許你會發現有20％是非常重要的活動，它給你帶來80％的成果；其餘80％的活動，由重要活動、不重要但需要做的活動、不重要的活動、和不必要的活動組成。
從理論上講，你可以省去80％的活動，而仍保留80％的成果。那就是：
①排除5％至10％的不必要活動；
②委托他人做一些事。這將為你騰出20％至50％的時間。
然後，用這些“空出來的時間”，去完成特別重要的工作，如作計劃和考慮革新項目。
首先，你必須決定打算花多少時間來工作。然後，你必須排除或委派別人去做次要活動，並以特別重要的活動填補空出的時間。特別重要的活動，是指那些能帶來更多的報酬、獲得重要的成果、使你向個人和公司的目標邁進的活動。