（1）正確地響應對方的話語
例1
“早！”張三早上時進公司碰到經理。
“這個月的目標達到了沒有？”經理大聲地問。
例2
“不知道經理什麽時候有時間，我想向經理報告上次交辦事情的處理狀況。”張大年說。
“我現在有事在忙。”經理回答。
上麵的二個例子都明顯地看出，聽話者都沒有針對詢問者的話語，做出正確地響應。第一個例子經理首先響應“早”是人之常情，他省略了寒暄而直接問到別的事情，讓張大年的“早”有如斷了線的風箏；第二個例子也是讓說話者沒有得到針對問題的正確的響應。正確的響應是有效溝通的第一個要件。
溝通時雙方都扮演著說話者和聽話者的角色，基本的關係是說話者期望聽話者能正確地聽自己的話，正確地理解自己的意思，聽話者要能正確地理解對方所說的話給予響應，如此雙方才能在安心的狀況下進行溝通。
（2）注意溝通過程的態度
溝通時雖然都是在述說事情、講明道理，希望經由道理的陳述打動對方、影響對方，但是影響人們行為除了理智外還有感情，並且受感情影響的人往往超過理智。
例如學鋼琴是一件辛苦、磨練耐力的事情，小孩學琴學了一陣子，多半不想繼續下去，若您得知老師認為小孩音感很好，頗有天賦，若繼續學下去可達到一定的水準，此時您和六歲小孩溝通繼續學琴時，若告訴他學琴能培養一種興趣，對他有多大的好處，不如在態度上表示出您是多麽喜歡聽他彈琴。
溝通過程中秉持態度如信任對方、尊重對方、喜歡對方、愛對方，和對方站在同一立場、坦誠、率直、期望諒解……等都是促進有效溝通的良好態度。
（3）注意傾聽
“聽”在英文中有“hear”及“listen”的差別，hear指聽說、聽到，listen有專心聽、注意聽的含意，溝通時“聽”非常重要，溝通深淺的程度從聽話者接受的程度能辨別。
話語的水準
聽話者隻是將說話者發言說的話語聽到耳裏，就算結束了。例如父母要求小孩放假不要整天看電視，同樣的話重複幾百次，小孩也同樣地聽了幾百次，聽過隻能代表聽過這件事的事實。
理解的水準
理解的水準指對於說話者的話語能依照聽話者自己的方式理解。例如與對環保人士溝通環保的重要性、迫切性您能依自己的知識理解。
如同身受的水準
能站在說話的立場了解說話者的感受、思想，能正確體會說話者的情緒及抓住說話者言辭無法充分表達的含意。
上麵這三種“聽”的水準，能反應溝通的深淺，良好的傾聽能賦予溝通生命，有效地溝通一定要如同身受般地注意傾聽。
（4）經常、不斷地確認溝通的訊息
每一個人都會受到自己過去的經驗及成長的環境影響，有一些先入為主的觀念或對程度上的認知不一樣。例如根據經驗日本人說yes的時候，並不代表他真的同意您所說的，yes隻表示他不需要反對您的看法。其它如種族的歧視、族群的情結等都是來自先入為主的觀念。戀愛中的男女說“討厭死了”，若您真的認為被討厭死了，而打退堂鼓，恐怕真的要被人討厭死了。家長對小學老師說，我每天隻給他一點零用錢，“一點零用錢”有的是指一元、兩元，但有的所謂的“一點零用錢”是五元、十元。“討厭死了”“還不討厭”“普通”“還可以”“喜歡”“愛死了”這些程度上的字眼，對每個人而言，代表的意義都有差別。在公司裏您見某人被上司大聲斥責，您認為上司一定不喜歡他，但被責罵的當事人也許認為上司喜歡自己才大聲斥責，因為希望自己能更進步。戰爭時將軍下令撤退，看起來是撤退，也許他是要轉進。
因此，我們在溝通進行時，要不斷地確認您所了解的是否就是對方的意思，要確認自己有無受了主觀的影響，用有色的眼光去理解對方的話語。
（5）表達出讓人印象深刻的溝通話語
裏根競選連任時，孟岱爾以裏根的年齡作為攻擊的目標，裏根從容不迫地回答：“我所以不把年齡當作競選的話題是因為不願意讓選民認為我以年齡之便，欺負您年輕而經驗不足。”一舉化解了年齡上的弱點。
美國前總統布什在1988年大選時，向美國人民發表他的政見時，斬釘截鐵地告訴美國選民：“讀我的唇語──不加稅。”布什這種溝通方式及話語，打動了無數美國人的心，而贏得了勝利。選舉後，美國人民對布什選舉的承諾中印象最深刻地就是這句話。
“不要問國家能為您做什麽？先問您能替國家做什麽？”這是肯尼迪總統就職典禮上向美國人民溝通治國理念的一句膾炙人口、留傳不朽的名言，在當時的美國獲得空前的響應。
您觸犯了這些溝通禁忌嗎？
不良的溝通、效果打了折扣的溝通，通常指溝通者不自覺地觸犯了影響良好溝通的禁忌。例如某位同事在表達自己意見前的開場白一定是：“你不懂或你們不懂，這件事是……。”我們知道他所說的“你不知道”或“你們不懂”這句話沒有任何含意，隻是他表達不同意見時的一句口頭禪，但是聽到他這句口頭禪時，心裏上第一個反應是“我們什麽都不懂，隻有你才懂，你是誰啊？”此時溝通已不是在心平氣和下進行，容易陷入無謂地爭辯中。
您檢查一下，您是否也觸犯了這些溝通的禁忌。
溝通的禁忌
不良的口頭禪
如“你不懂……”“笨蛋……”“你有問題……”“廢話少說……”“少嚕嗦……”。
用過多的專業術語或夾雜英文
溝通是要清楚地讓對方了解您的意見，雖然專業術語能正確地表達一個定義完整的概念，但前提是您溝通的對象也能明確地知道專業術語的含意，否則您傳達給對方的信息是不完整、無法讓人充分了解的信息。除了溝通的效果大打折扣外，別人會先入為主地認為無法與您溝通，因為您是活在特殊專業領域的人。
同樣地，有些人不管談話的對象有那些人，話中喜歡參雜一些英文，好像英文才能正確表達他的意見，也不管突然冒出一、二句英文的發音準不準，別人聽不聽得懂。想想若是對方無法聽懂您的英文，而且大部分的人都不會自現其拙，告訴您他聽不懂您剛才說的英文，但心理上卻已遭到小小的傷害，心理也許暗想：“有種就全部說英文”，因此當您有參雜說英文的溝通習慣時，請留意您談話對象的反應。
隻顧表達自己的看法
不傾聽對方的意見，隻顧表達自己的看法，這種心態特別是長輩對晚輩、上司對部屬溝通時最容易陷入。例如多數父母跟小孩溝通時，往往從沒有想到小孩表達的看法，一定有他的原由，一定是他身處其境的感受，他的意見是他最期望去實現的，父母們溝通時隻是以自己的認知、好惡去判斷應該或不應該，完全不留意到小孩有小孩的世界。
用威脅的語句
威脅的語句，一定令人反感而產生反抗的心理，使溝通倒退。常見的威脅用語
如：
“你最好這樣……，否則……”
“我隻給你二個選擇，……”
“如果你不能……，就別怪我要……”
易受幹擾的環境
某位部屬對自己未來的生涯規劃感到彷徨，和主管約了時間就這個問題做深度地溝通，主管請他到辦公室談一下，部屬慎重地講著自己內心的彷徨，不時有人進辦公室提醒主管十點要開會、公文要蓋章……，電話鈴響起，主管接了電話，約好星期天去打球，主管看了二次手表快十點了……。
另外一位主管辨別出溝通的主題對部屬而言是最重要的，他請部屬進辦公室，親自把門關上，交待秘書不接電話，不要讓人進入辦公室後，才開始和部屬討論。
上麵兩種方式，您認為那一種溝通比較有效呢？
忽略了確認不了解的信息
說話者有責任用清晰、明確的方式表達自己的意思，同樣地聽話者也有義務確定自己能充分了解對方傳達的任何信息，千萬不要因為不好意思而不懂裝懂，表麵上頻頻點頭稱是，但腦海中卻茫然失序，這種結果一定對溝通後的行為造成傷害。
隻聽自己想要聽的
被第一印象及身份、地位左右
受第一眼印象的好壞及對方服飾、地位、學曆等先入為主的影響，不能客觀地聽取對方的話語。
過度自我為中心
隻相信自己的意見、想法是最好的，強要別人接受。
不信任對方
當您不信任對方時，心中自然會產生防衛的心理，往往不能坦誠溝通，同時容易誤解對方的話語。
企業內的溝通準則及方式
企業內的工作都是經由分工與合作的方式進行，因此，良好的溝通是組織運轉的必備條件，若溝通不良，則組織的目標必定無法達成。
企業內的溝通除了要注意前麵所提到的有效溝通的注意點外，由於企業是一個有目標的作戰體，工作進行必須講究時效、正確及效率，因此，企業內的溝通還要注意下列三個特點：
（1）迅速地
要能透過手段、方法迅速地獲得溝通時所需要的數據、情報，有溝通需要時要能迅速地進行溝通。換句話說您平常對於您工作範圍內的相關信息要隨時充分地掌握，要擅於使用提供情報的工具如計算機。
（2）正確地
溝通時講的話、提供的信息要注意它的正確性，要能明確地表達自己的想法，不可語意含糊、似是而非，把揣測當作事實陳述。
（3）容易了解
用字遣詞要簡單明了，使用共通的語言，千萬不要使用艱深的文字或賣弄炫耀自己在文字上的造詣，率直地表達自己真正的想法。
企業內常用的溝通方式有下列幾種：
（1）口頭溝通
電話
會議
麵對麵會談
（2）書溝通
各種報告（如市場調查報告、出差報告、日報、月報等）
企劃書（如活動企劃書、促銷企劃書、廣告企劃書）
簽呈
內文（各種聯係事項）
公文
信（如開發信、問候信、遷址通知……等）
留言
傳真
申請書
（3）視聽溝通
錄像帶
幻燈片
不管您使用那種方法溝通，請您要把握迅速、正確、容易了解的三個原則，同時溝通時要能注意到下列的三個要點：
（1）從整體、大方向開始溝通
如公司上個月份營業收入達標率為95％，營收短少54萬元；以產品來說，Ｃ產品及Ｄ產品落後計劃最嚴重，分別落後2千5佰萬元及1千5佰萬元，造成落後的主要原因有三項，第一項為……。
先讓對方有一個全盤性的了解，再針對各個細項逐一說明。
（2）一麵溝通一麵要確認對方理解您的意思
要注意對方確實理解您已說明的部分後，再進行下麵的溝通，否則無法做正確的溝通。
（3）完整不遺漏
溝通時隨時來提醒自己，每件事情都要完整地溝通清楚，務使溝通後，雙方能依溝通後的結果，產生具體的行動。