英文書信的種類，大致分為社交信（Social），家信Letters（FamilyLetters），及商業信（BusinessLetters）三種。此外，還有律師或醫生等的事務信（Professional Letters），公事信（OfficialLetters）及在報紙或雜誌上發表的信（Public Letters）等，都不屬於上述三種。
一封英文書信主要由九個部分組成，其名稱如下：1、Heading信頭；2、InsideAddress信內地址（這部分隻應用於正式商業書信）3、Salutation稱呼；4、BodyofLetter信的正文；5、Complimentary Close結束語；6、Signature簽名；7、Enclosure附件；8、Postscript再啟；9、Superscription信封寫法。
上述第1至6項為書信的主要部分，不可缺少。第7、8項則視實際情況而定。沒有需要，可以不寫。現分別詳述如下。
信頭信頭是指發信人的單位名稱、地址、電話號碼、電報掛號等，以及發信日期。商業信的信頭一般都是印好的。它印在信紙中央的上端。如果不用印好的信紙，則發信人的名稱和地址等應打（或寫）在信紙的右上角，即在日期的上邊。新式的寫法，日期也可以寫在最後一張信紙的簽名下邊。
書寫地址的目的是使收信人知道回信地點。第一行寫門牌號碼、路名，第二行寫區名、城名、省名。如寄國外的信，則兼寫國名。著名城市則不必加列省名。
門牌號碼之後，可用逗號，為英國式寫法。城名、省名均不能用縮寫。通常寫在一行中。如發信人是機關，則需將機關名稱作為第一行。
日期的寫法，有新舊之分，如“27th，1982Feb.”為舊式。如“Feb.25，1982”
為新式；st、nd及th等序數詞字尾為舊式，今已很少用。當前最流行的形式為首先列月份，次日期，再次年份。月份除May、June及July三字外，也可用縮寫字。
在正式信件中，日期及年份均應用完整數字書寫，以免誤解。因英國式寫法8／5／82是指May8，1982，但是美國式寫法則是指Au－gust5，1982.
信頭有斜列式（Indented）和並列式form（Block）兩種寫法。form寫斜列式時，每行開頭逐行向右縮進一二個字母。並列式則各行一律平起排齊。現舉列如下：A斜列式並列式GloucesterHouse，GloucesterHouse615GrandStreet 615GrandStreetLondon，UnitedKingdom，UnitedKingdomLondonMay，l51982.，1982.Mayl5英國倫敦格蘭德大街615號格洛斯特大廈1982年5月15日vvBChineseAssociationforChineseAsscoiationforfriendshipwith foreignFriendshipwithForeignCountries，CountriesTaijichang，Taijichang Beijng，China.，China.BeijingJan.20，1982，1982Jan.20中國北京台基廠中國對外友好協會1982年1月20日信內地址寫好信頭之後，接著就寫收信人姓名和地址，按理說，地址在信內本來沒再加引述的必要。但按照英、美習慣，凡屬公務商洽或商業往來的信件，都必須把姓名和地址重引一次，因為大凡各種業務書信，處理者不止一人，容易發生混亂，所以必須引述。社交書信一般寫給親友、熟人，大多由本人自行處理，不會引起混亂，所以可以省去。信內地址包括收信人的姓名、職位和單位地址，一般寫在信頭下麵空一二行處，寫在信紙的左邊，留空白一寸左右，頂格寫。但也有放在信紙的左下方的。姓名和地址須與信封上所寫者同。有時也可稍略。無論斜列式和並列式。信內地址都包括城名、路名和門牌號碼。如寄外省、外國還需加省名和國名。信頭和信內地址的標點符號的用法是每行末尾加逗號，最後一行末尾加句號。現在流行不用標點。但在每行中需要有標點的地方則用標點，不宜省略。
在收信人名稱之前，應冠以尊稱（Title），現將各尊稱的用法列下：（1）Mr.（Mister），用於無職銜的男子。
（2）Messrs.（Messieurs），隻用於以人名為名稱的商行，也作Mr.的複數用，相當於Gentlemen.（3）Mrs.（Mistress），用於已婚女子，後記其丈夫之姓氏。
（4）Mmes.（Mesdames），為Mrs.的複數，也用於婦女所組織的行號。
（5）Miss，稱未婚女子。
（6）Misses（Miss的複數），用於複數未婚女子。
（7）Ms.對已婚或未婚女子都通用。這是美國婦女運動後所創的稱呼。另外，當隻知道收信人的名字而不知其性別時也可以用MS.。
（8）（DoctorDr.），稱博士。
（9）Prof.（Professor），稱大學教授。
（1O）Hon.（Honourable），用於市長、議員、大使、法官等的姓名前。
（11）Pres.（President），用於稱呼總經理、會長、大學校長等。
（12）Rev.（Reverend），稱牧師。
（13）Father，稱神甫。
信內地址的次序：姓名和頭銜占一行，下麵寫地址、單位名稱占一行，門牌號碼、路名、城名占一行，省名、國名占一行。信內地址也可寫在簽名下麵的左邊。在官場信中，不論是正式或非正式信，都可以如此寫。
現將信內地址舉例如下：A斜列式並列式ShanghaiInstitutionofBiochemistry，ShanghaiInstituteofBiochemistry，20HunanRoad，20HunanRoadSanghai ，China.，ChinaSanghai中國上海湖南路20號上海生物化學研究所BMr.Wang YingshanMr.WangYingshanZhenHuaCo.，ZhenHuaCo.JieFangRoad，JieFangRoadChangsha，Hunan，China.，HunanChangsha，China.中國湖南長沙市解放路振華公司王英山先生就商業書信而言，收信人的姓名和地址一般有下列三種情況：（1）給一個公司的個人Mr.JohnJ.Wiley俄克拉荷馬城5區，俄克拉荷AjaxOilCompany馬州百老匯大街246號246Broadway阿賈克斯油品公司Oklahoma，City5Okla.約翰。J.威利先生（2）給公司一位不知名的高級職員TheTraffic芝加哥市39Manager區，伊利諾斯州BentonBolt魯路344號Company 344RueRoad本頓篩子公司Chicago，Ili.39貿易經理（3）給公司本身PeterJ.
RoweHat但皮科市，佛羅裏達州Co.33Lafayettestreet拉斐特街33號Tampico，Fla.彼得。J.羅帽子公司有時，人們采用另一種形式。雖然公司裏的人都可以打開信，但是信是寄給一個部門主任的。例如：JuniorMiss紐約市StyleCo.16區，紐約州444seventh第七大街Avenue444號NewYork，N.Y.l6少女時裝公司Attentionofthe由廣告經理親閱AdvertisingManager如果希望把信寄給某個人，請他注意，那麽就應按上述形式打（寫），最後附加的一行應改成下麵的樣子：AttentionofMr.JohnK.
Jones由約翰。K.瓊斯先生親閱“Attentionof”一行通常要縮進去幾個字母打（寫）。這一行與上麵地址之間的距離、它與下麵稱呼之間的距離，一般都是兩行的寬度。
“Attention”一行的下麵可以劃線，也可以不劃線。單詞“Attention”
有時縮寫成“Att.”。
稱呼收信人的稱呼，寫在信內地址的下麵，空一二行，與信內地址第一行排齊。開頭第一個詞和專有名詞的第一個字母要用大寫。稱呼相當於中文書信開頭的“××同誌”、“××兄”、“××先生大鑒”。稱呼的類別則因寫信人與收信人關係的不同而異。在業務函件中，對不甚相識的男子單數常用Sir，Dearsir 或像美國用Mydear，這比SirDearsir還要客氣。複數則用Dear，或SirsCentlemen.
Gentlemen前麵不加Dear，後麵也不用姓名。對於女子，單數用Madam，DearMadam，或MydearMadam複數用Mesdames，或MydearMesdames.社交信中，對不太熟識的人，也像業務函信一樣。對比較熟識的人，普通稱呼用DearMr.—即可。稱呼之後的標點符號是冒號（：）。不過，也有少數人喜歡用逗號（，）。最常用的稱呼有下麵一些。
DearMadam：（親愛的女士：）
DearSir：（親愛的先生：）
DearSirs：（親愛的先生們：）
MydearMadam：（我親愛的女士：）Mydearsir：（我親愛的先生：）
Gentlemen：（先生們：）
DearMr.Bronson：（親愛的布朗森先生：）MydearMrs.Green：（我親愛的格林夫人：）請注意，在更為正式的稱呼“MydearSir”中，單詞“dera”的第一個字母並沒用大寫。一個女人，不管她結婚沒有，一律稱為“DearMadam”
（親愛的女士）。假若你一般地寫信給一個商界朋友，你可以稱呼他“Dear Bill”（親愛的比爾）或者“DearSal－ly”（親愛的薩利）。
當你寫信給一個公司時，雖然“Dear”Sirs（親愛的先生們）也很得體，但是更常用的稱呼卻是“Gentlemen”（先生們）。隻有在寫信給政府官員時，才應當使用正式的稱呼“Sir”（先生）或“Sirs”（先生們），在這兩個詞的前麵都不用“Dear”（親愛的）。當你寫信給雇主和合股人都是婦女的公司時，就應當使用“Mesdames”（女士們）這個稱呼。
打印信件或者通用信件可以直接寫給一組人，也可以寫給一個人。下麵是幾個常用的例子：DearReadere：（親愛的讀者們：）DearNewsda；err：（親愛的報刊經售者：）DearCustOmer：（親愛的顧客：）因為這樣的稱呼有點冷淡，所以許多公司寧願使用私人稱呼，把它插寫在打印信件上，以便使信件讀起來更加親切。所用的名字是從通訊名單上取來的。例如：“dearMrs.Smith”（親愛的史密斯夫人），等等。
私人交際信中，除了Mr.，Mrs.，Miss，Ms.等稱呼外，熟人和親友之間通常以教名（或呢稱）相稱。下麵是私人書信中常用的稱呼，按親密程度遞增的順序排列：1.DearBertha.MydearBertha23.DearestBertha.MydearestBertha45.Mydearest.DarlingBertha67.MyDarling.Myveryowndarling8名譽頭銜如M.D.（醫學博士），Ph.D（哲學博士），M.A.（文碩士），B.S.
（理學士），L.D.（法學博士）放在名字後麵。M.D.（即Medicine）不必再與DoctOrDr.用在一起。例如用Dr.william或NeWWillam，M.D.New就可以了。
其他頭銜如Cashier（出納員），Secretary（秘書）和Agent（代理）等多是形容性質，所以要寫在姓名後麵。
例如：Mr.Charles，Cashier.假使一封信正文裏用到Honourable和Reverend 等頭銜的時候，這字的前麵必須加冠詞“The”，如：“TheReverendJones.”
John對於一個外國大使Ambassador的普通稱呼是“HisExcelency”，對於公使MinisterorChargeed‘Affaires用“Sir”，在普通社交信中，我們可以稱之為“MydearMr.Ambassador”，“MydearMr.Minister”，或Mydear Mr.Chareged’Affaires.信的正文正文，就是一封信的內容，信寫得好與不好，完全取決於正文。今將主要各點分述如下：（1）英文書信正文位於收信人的稱呼下方，隔二行，（請讀者注意：為節省版麵，本書所列英文信的正文與收信人的稱呼之間均未空行）主要有斜列式（indented）和並列式form（Blockform ），還有混合式（ModifiedBlockform），以及倒縮式（hangingform或reversed indentation）等。斜列式的特點是，寫信人地址，收信人地址的每一行及信的正文每一段的頭一行都縮進4～6個字母；並列式是每一行都與左首的邊線排齊；混合式是兩種特點兼有，寫信人地址和收信人地址用並列式，而正文則用斜列式；倒縮式是正文中每一段的頭一行與左首邊線平齊，其餘各行則縮進4－6個字母。這幾種格式的式樣如下：（A）lndentedForm（B）BlockForm斜列式（不常用）並列式（常用）
（C）ModifiedBlock（D）HangingFormForm混合式（常用）倒縮式（不常用）
正式書信無論采用哪一種格式，段落之間應空一行（Dou－blespacing）表示分段（請讀者注意：為節省版麵，本書中所列的英文信均未按此慣例排版，即段與段之間未空一行）。假使不用打字機，用手寫，也需要分開一點。
（2）如果信中涉及的事情不多，可用一段寫完，如果陳述的事較多，則應分成幾段，逐一敘述。為使眉目清晰起見，有時可加（1）、（2）、（3）等編號。
在正式信中不可用俗語和縮略字。日期和時間也不可縮寫。無論是用手寫或用打字機打，都要保持各行各段整齊劃一，上下左右，最好適當地留出空白，不能參差不齊，有礙美觀。
寫一封重要的書信，要先起草稿，設計好格式，選擇優質紙張。對拚法有疑問的字，要勤查詞典，仔細謄抄，字跡工整，力求不出差錯。萬一需要添注或塗改，最好重打一次。
一張紙決不可以兩麵寫。假使一張信紙不夠，可用沒有印信頭（通訊處）的同樣大小、同樣質量的紙寫，並在信上邊加添頁碼。假使一封信隻多二三行，那末最好不另加一張紙，而是設法排列緊湊些，否則平分成兩頁也行。
整齊美觀的信，首先給人以良好的印象。
（3）怎樣才算把一到英文書信寫好了？這要做到：內容表達清楚，語言簡單明了，態度誠懇禮貌。
這裏有三個句子，講同一件事情，我們可以分析比較一下。
IshallbeobligedifyouwillmakeitconvenienttocallatthisOffice onWednesday4th，at11a.m……倘使你方便的話，4日（星期四）上午11點，請光臨我辦公室，致謝。
There‘ssomethingI’dliketoseeyouabout.Pleasecometomy officeonWednesday4th，at11o‘clock.我有事想和你見麵，4日（星期四）11點請來我辦公室一下。
IshallbegladifyoucouldcallatthisofficeonWednesday4th，at11a.m，whenwemaytalkoverournewproductionplan.如你能於4日（星期四）上午11點來我辦公室，我將感到很高興，屆時我們將討論新的生產計劃。
前兩句都沒有把來幹什麽事情說清楚。第一句語言不夠自然，第二句雖然較口語化、但又不夠客氣。因此，相比之下，第三句比較接近於“清楚”、“簡明”、“禮貌”的要求。
寫英文書信除了謙虛客氣外，還需要做到行文清晰和簡明。其中包括縮短不必要的字句。力求避免表麵華麗而實則虛浮的詞句。比方說：“我奉命將此事通知你”，應該說：“Iaminstrnctedtoinformyouaboutthis.”
不要說：“Iamreceivinganin－strutiontoimportthinorm晰tion outthistoyou.”又比方說：“愈早愈好”，應該用：“Assoonaspossible ”，不要用“Atearliest－ticableperiod.prac”在語法方麵，要遵守一般的語法習慣；在說理方麵，要合乎邏輯，層次分明，合情合理。總之要使收信人看了信，感到明白易懂，不覺得厭煩。
（4）近代英美文學語言有趨於簡化的傾向。書信的用詞也隨之有所進步。
正式書信，語言以莊重為好，決不可用俗語和俚語。
在寫英文書信中，雖然比較講究效率，客套話用得少，但人與人之間的往來，提倡文明禮貌是必要的。講客氣之風，由來已久，自然形成了不少客套語，例如：IhavethehonourOfinformingyouthat……敬啟者，Wetakethisopportunity toinformyouthat……借此機會奉告，這些話已用得很少。現在多采用生動、靈活，而又和信中正文能呼應的客套語。這樣，顯得新穎和親切多了。例如：With greatdelightIlearn…高興地聽說……thatAsIhavenotheardyoufor long，Ifeelanxious.久未通訊問候，十分懸念。
Howareyougettingalongduringthishotweather？
時值盛暑，未知起居如何？
Icanatlastsitdowntowritetoyou，andbegyouwillexcusemy apparent.我現在才能坐下寫信給你，請你原諒我的怠慢。neglectManythanks foryourlastkindlettert.接最近來信，感激之至。
總之，一封好的英文書信應該是：內容清楚，語言簡煉，謙虛禮貌。要做到這點，首先要提高英語水平，並且要勤練習，多實踐，先模仿，後創造，則功到自然成了。
結束語結束語在正文下麵二三行的位置。大都從信紙中間寫起。第一個詞的開頭字母要用大寫，末尾用逗號。結束語為寫信人對收信人的謙稱。措辭的變化按照不同的關係而定。“yours”truly（您的忠實的）是最常用的，但是還有下列結尾用語可供選用。
Yoursvery，（您非常忠實的，）trulyVerytruly，（您非常忠實的，）yoursYoursrespectfully，（您恭敬的，）Yoursvery，respectfully（您非常恭敬的，）Veryrespectfully，（您非常恭敬的，）yoursSinccrelyyours，（您忠誠的，）
Yourssincerely，（您忠誠的，）Sincerely，（忠誠的，）
Faithfully，（您忠實的，）yoursVeryfaithfully，（您非常忠實的，）yoursYoursfaithfully，（您忠實的，）Cordially，yours（您真誠的，）Verycordiallyyours，（您非常真誠的，）Yourecordially，（您真誠的，）寫信人應根據自己的意圖，正確地使用結尾用語，上述各條所表達的禮貌和友誼的程度各有不同，一定要用得恰如其分。對被譴責的人，當然不能用“yours cordially”，同樣對老相識、老熟人也不必用“yoursrespecifully”。
現分別舉例介紹：（1）與收信人關係比較親密的，可用：Faithfullyyours，Cordially
yours，
（2）非正式的交際信，可用：Yourssincerely，Yourscordially，Yours gratefully，（受過恩惠者可用）Yoursaffectionately，（3）給機關、團體的正式業務函，可用：Yours sincerely，Yoursrespectfully，“yours”一詞可以放在前麵或後麵，但不能縮寫或是省去。這種結束語翻譯成中文往往是“您的忠實的”，“你的誠摯的”
等。在中文中不習慣這種謙稱。所以譯成“××上”、“××啟”，“××謹呈”
等也可。假使格外客氣，還可以在結束語前加“Iam”或“Iremain”兩字。
寫給上級或政府機關的呈文，多用Ihavehonourtoremain，Sir，Yours obedientServant，此呈尊敬的先生閣下，卑職××上。
在結束語前常常用一些客套語表示禮貌。在私人書信中常用的有：withbest，wishes謹祝安好！
Allthe，best祝一切安好！
Withkind，regards謹致問候！
withkindest，謹致最良好的問候！regardswithal1goodwishes，謹祝萬事如意！
Allgoodwishes，萬事如意！
Bestregards，謹致最好的問候！
結尾客套語也有新舊之別。舊的格式大多用分詞子句。
例如：Awaitingtohearfromyouatyourearliestconvenience敬候佳音，即希見複。
AskingyourconsiderationofthematterandthankingyoufortheConfidence whichyouhaveshownus.此事務請裁奪，承蒙信任，特此致謝。
這類客套語已不常用。下麵幾種新式的客套語可針對實際情況遴選使用：Any otherparticularsrequiredIshallbepleasedtogiveyou.其他各項詳情，如有所需，我當欣然奉告。
Wehopethatthefinishedwordwillproveineverywaysatisfac－torytoyou.我們希望此項工作定能在各方麵使您滿意。
Weshallhavethepleasureofwelcomingyourvisitingsoon.倘於近日能歡迎您來訪，我們將感到快樂。
Won‘tyouletushearfromyoupromptly？
可否即予賜複？
Yourearlyreplywillbeappreciated.希早複為感。
無論是開頭客套語還是結尾客套語，隻有與正文內容密切配合，才能順理成章。這一點在寫信時務必特別留意。