簽約儀式雖然時間不長，但代表著雙方相互關係取得了更大的進展，涉及各自的權利和義務，需要以合同的形式來約束彼此，因此是商界人士非常重視的一項儀式，需要認真籌辦。
主方人員首先會同有關各方一道指定專人，共同負責合同的定稿、校對、印刷與裝訂。合同文本，應以精美的白紙印製而成，按大八開的規格裝訂成冊，並以高檔質料，如真皮、金屬、軟木等，作為封麵。
若是簽署涉外商務，還要根據國際慣例，同時使用各方法定的官方語言，或是使用國際上通行的英文、法文，並確保用語的準確，不要望文生義或不解其意而亂用詞匯。
簽約前先布置好簽約廳。一般在會議室、會客室來舉行，或者準備專門的簽字廳，總的布置原則是莊重、清淨、整潔。根據我國的簽字桌規範，應將一張長方桌橫放於室內，桌上鋪設深綠色的台布。桌後放兩把椅子，作為雙方簽字的座位，麵對正門主左客右。座位上擺著各自的簽字文本、文具。雙方代表麵前擺一個旗架，懸掛國旗。若是國家之間或同外商簽約，應將各自國家的國旗插放在該方簽字人座椅的正前方。
簽約時，參加這次談判的全體人員都要入場，大家共同進入會場，相互致意握手，一起入座。同時，雙方還都要設置助簽人員，分立在各自一方代表外側。助簽人員的工作是協助簽字人員打開文本，用手指明簽字位置。雙方簽字後，由助簽人員互相交換，簽約代表再在對方文本上簽字。
對於與會的其他人員，要考慮好座次禮儀。正規的做法是，客方簽字人在簽字桌右側就座，主方簽字人則應同時就座於簽字桌左側，其他人按照一定的順序在己方簽字人的正對麵就座，或者根據職位的高低按一定的順序站立於己方簽字人的身後。若一行站不完時，可以按照第一行順序且遵照“前高後低”的慣例排成兩行、三行或更多行。
雙方互換文本簽字後，相互握手並交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以示慶祝和紀念。有時還在簽字後共舉香檳酒，以增添喜慶的氣氛。
若是簽署多邊合同，一般隻有一個簽字椅。各方簽字人簽字時，須依照有關各方事先同意的先後順序，依次上前簽字，助簽人應隨之一同行動。助簽人根據“右高左低”的規矩，站立在簽字人的左側。同時，其他人員按照一定的序列，麵對簽字桌就座或站立。
此外，所有與會人員還須穿正裝以示正規。男士可穿具有禮服性質的深色西裝套裝、中山裝套裝，佩戴單色領帶和穿白色襯衫與深色皮鞋。女士可穿西裝套裙、旗袍等，發式應端莊大方。
行動總結
簽字儀式是銷售工作中非常重要的一個環節，千萬不要以為都要簽字了，就粗心大意，煮熟的鴨子也是會飛的。