全體小組討論
如果說，成功的會議有什麽秘訣的話，那就是自由而公開的討論。訓斥或指令對現代的員工都是沒用的。幾乎每個下屬人員都希望有機會自由提問和討論組織內部的重大事件的決策內容，相互交流切磋彼此的思想。
有成效的小組討論和“漫談”的區別，可以歸結為會議主持人的統馭能力的大小。圓桌會議的成功或失敗完全取決於會議主持人本身。
1對領導人的提示
一般都認為領導人的工作就是在會議中組織、激發和引導會議的思考和進程。在某些方麵，非正式的圓桌討論把最大的責任放在會議主持人肩上。由於討論的質量取決於與會者態度的相互影響，所以會議領導人必須既敏感又靈活。他必須能適應討論問題多變的要求以及各人的性格。雖然沒有可以做為模式的實際做法，領導討論的能力一般可以應用以下原則和技巧得到改進：
(1)做好準備，會議主持人應對討論主題的背景有完善充分的了解。
(2)事先思考，以便發現常見的可能出現的問題和反對者可能采取的論點。
(3)通過事先計劃來防止幹擾。假如打進來的電話必須接，就要考慮在另外的地方開會；要檢查材料和視聽設備，以保證一切順利。
(4)評估你的聽眾，不可低估他們的才智，也不可高估他們知識的豐富程度。
(5)了解與會者中的每一個人，充分考慮與每個具有特殊個性的與會者的交流方式。
(6)為了讓與會者感覺輕鬆，你應表現為小組的一員，而不是做有威脅性的局外人。幽默和插話能起作用，但當這種情況達到一定程度時，會議領導人要向小組及時提醒會議的目的。
(7)和聽眾一起平等合作，避免操縱人們。
(8)用一般的語言講話，不要總想表現得高人一等。
(9)明確會議的目的，假如宗旨是解決問題，則用簡潔而精確的話陳述問題，以使與會者確切了解會議內容。要正視和處理爭論的焦點，避免爭論白熱化，個個麵紅耳赤。
(10)引導會議按規定的議程進行，始終要圍繞中心議題展開。
(11)要遏製操縱會議的任何傾向，實際經驗表明，任何人談話超過時間的20%，就意味著失效。
(12)避免材料不足，如果缺少的資料對討論本身確實是必不可少的，在緊急情況下，可以考慮暫時休會。
(13)不斷核對回饋的信息，要問一下：“這些有道理嗎?”要確知與會者正以和你相同的目的行動。
(14)既講述，又表演，選用直觀器材。用黑板記錄小組成員的論點。這樣可以避免離題，也可以幫助你歸納和做出結論。
(15)鼓勵小組的全體成員參加討論。
(16)鼓勵在友好協作的基礎上進行生氣勃勃的討論。
(17)扮演公平的調解人來緩和激烈的爭論，或引導其他與會者介入討論，以使爭論主角冷靜下來，或者宣布極短暫的休息，要創造性地利用不同意見。
(18)在還有其他觀點需要聆聽時，要限製某一個觀點的發表時間。
(19)隨時提防注意力的分散，保持會議活躍。假如與會者開始煩躁不安，要設法讓他們參加行動。
(20)要有節製地使用直接問句，這種問句會產生一種學校教室的氣氛，而阻礙自由表達的氣氛。但直接問句可用以介紹一個特殊觀點，中止離開正題的討論，使漫不經心或靦腆的人介入討論，縮短冗長獨白，領導人意識到有某些意見與已經發表的觀點相反的時候，應設法激發辯論。
(21)要有耐心，要記住交流意見是需要時間的，當想法新奇或是有許多言外之意有待探索時，尤為如此。
(22)要預先考慮到對與會者可能提出的意見的抵製。
(23)在任何會議閉幕以前，要做出總結，歸納會議成果或著手行動。
2應該避免的一些問題
當會議不能實現與會者的期望時，指責通常指向會議的領導。常見的情況是領導方式有毛病——領導人壟斷會議或其它原因。領導人如果能學會如下的避免事項，可以更有效地領導：
(1)避免使與會者為難。你也許想責備某一個人，但是這種行動會使得所有的與會者產生自衛態度。
(2)避免代替小組思考。有些領導人往往想走在小組的前頭，做總結或回答問題，而不是鼓勵討論。
(3)避免以錯誤的方式敘述事情。小組的對立很容易由於領導人粗心大意或添加色彩的陳述而造成。平淡地陳述意見容易抑製討論。
(4)避免透露領導人認為能接受的答案或解決辦法。表麵上，職員傾向於按照他們想象的管理部門的希望來做出反應。假如目的是客觀地思考和真誠的雙向交流，那就要避免偏頗錯誤的想法。
(5)避免把討論從中心目的引發離題議論。要委婉地要求小組成員井井有條地走向會議的目的。當人們從事於細節性討論時，最好用提問把他們引回到正題。
(6)避免傲慢地對待關鍵問題或與會者。不同的人以不同的形式吸收信息。要核查回饋的信息，以確定會議的成效。
(7)避免尚未得出結論或者尚未開始積極行動就休會。要使結論為大家共同理解，並且即將付諸於行動。
3難應付的與會者
有些難對付的人可能使主持人左右為難，下麵是應付他們的一些建議：
(1)對付萬事通的人，鼓勵其他與會者附和他們自己的見解，使小組成員降低他議論的重要性。
(2)從容地應付好辯的與會者，並保持冷靜。利用提問讓他把話說出來，然後把他交給小組去對付。同時強調大多數的意見，並且不使與會者發言涉及個人。
(3)容易怨恨的人可能覺得尊嚴受到了傷害，因為他認為有人正教訓他怎樣做工作。要向他保證，他的經驗可以對其他與會者有價值，而且交流思想對會議目的是重要的。
(4)要得到多嘴與會者的支持，需要老練的領導能力。抓住他的某個觀點，征求其他人的意見，並在小組內傳遞這個問題。
(5)猶豫不定的與會者可能積極性不高。要讓他行動起來，提一個他很可能回答好的或很容易回答的問題，點他的名，讓他回答；多方設法使他參加，例如，協助示範表演或者鼓勵他作報告。
(6)為使沒有興趣的人參與，設法提出涉及他工作內容的直接問句。找一些他活動中的事情來讚揚，並評價他的作用，以便把一些他有興趣的事引入討論。
(7)假如一個搗亂的人，隻是想“出風頭”得到大家注意，就設法繞過他，讓那些有更重要的話要說的人發言，或者就象對待喜歡多嘴的人那樣對待他。假如這個搗亂者故意出難題，要避免對他直接批評、譏諷或嘲笑，而要重申他的反對或批評意見，並把問題交給小組處理(假如他繼續搗亂，小組應一致把他看做一種威脅，並挫其銳氣)。必要時可以和他單獨談話。
(8)由於“應聲蟲”的公開或隱含的奉承阿諛和始終同意，他向領導者反饋的信息反應是虛假的。在小組集中討論專門議題時，最好回避這個人，而集中注意力於那些具有客觀見解的人。
工作人員會議
工作人員會議使下級管理人員及監督人員有機會對管理職能進行參與獻策。更重要的是，它向最高管理部門提供了最基層一線的信息。集體參與是基本目標之一，因為大多數工作人員會議是了解實情解決問題的會議。主持人的職責在很大程度上是調動所有一線管理人員的發言熱情。
因為成員們作為一個集體定期會晤，天天接觸，所以就形成一種親密的非正式的形式。但這裏麵也有危機，即小組中任何一個人的言行可造成一定的政治影響。除非會議主持人認識到這個情況，並作為一種日常習慣去抵製它，否則，某些議程可能影響他作為會議主持人的威信。
1工作人員應該多長時間開一次會
工作人員開會的頻率取決於兩個因素：
(1)利用工作人員會議來交流信息、作出決策和解決實際問題的程度。
(2)業務活動的性質，有節製地經營比對條件和環境高度敏感的動態項目，所需的開會頻率為低。
工作人員會議的頻率最終取決於會議的作用和期望它達到的成果。具有其它有效聯絡手段的機構可能每月開一次工作人員會議就夠了。有些機構覺得每周開一次工作人員會議對他們很合適，另一些機構覺得每天開一次會也不算多。喜歡多開定期會議的機構宣稱，增加開會的頻率有助於：
①提供與上級管理部門的最近信息交流。
②取得更密切的接觸，日常的進展可予以記錄，但是特殊的成就可予以突出，以便立即得到特別處理。
③鼓勵通過持續的檢查回顧，不斷思考現實的和潛在的問題。
④提供機會和每一位經理的內在聯係，他的工作可能與出現的問題有關係。
⑤發表許多觀點和範圍廣泛的背景經驗，以供解決問題或作出決策。
⑥使每位經理洞悉其它部門的問題。
⑦認識總體經營及其現狀。
⑧作為訓練基地，為機構培養將來的上層管理人員。
有些領導人報告稱，他們通過半小時工作人員會議所學到的東西，比他們整日的個人談話、特別會議和電話磋商為多。隻要適當地並入整個機構的管理體係，這種經常而定期的工作人員會議就可以成為公司最有生產性的財富之一。
但是，對主張多開工作人員會議的每個論點都有其對立麵。反麵的論點是告誡不要“由委員會管理”。許多信息資料可用書麵形式更好地分發。有些特別部門的問題以一對一的方式處理，往往能用較少的時間予以解決。
很多管理人員覺得他們沒有時間聽取其他管理人員的問題，當一兩個部門想要獨占會議時，尤為如此。同時，假如過於詳盡地提過多的問題，每個人就會花費過多的時間。訓練將來的管理人員，用正規的、有指導的管理層發展計劃可能更為有效。主張較少會議的人認為，考慮到多數管理人員每天排得滿滿的日程表，會議失之過少，也許比失之過多要好些。
2危險的信號
高效的工作人員會議並非一下子就出現的——它是廣泛的計劃和準備加上熟練的領導藝術的綜合結果。大多數的工作人員會議是定期召開的，但是有效的會議提防死板的常規。象任何其它工具一樣，工作人員會議要求持續予以注意，以保證生產能力。以下是某些危險信號，表明“這件工具需要磨快了”：
(1)當會議不是全麵管理職能的組成要素，而成為經營的附屬品的時候。
(2)議程中既沒有必要的信息需要傳遞，也沒有與會者真感興趣的項目。
(3)會議召開的次數比業務活動性質的需要似乎更為頻繁的時候。
(4)會議持續時間似乎超過了會議目的值得花費的時間。
(5)領導紀律鬆弛，達到會後行動和成果的可能性減少。消除工作人員會議庸俗成規的關鍵，在於這個機構把會議計劃結合到總體經營範圍的程度。許多公司如同對其它經營職能那樣，規定會議的生產性目標。
3打破例會的“常規”
公司在發展，職責在擴大，組織機構的經管責任在改變，但是工作人員會議
還保留著固定狀態。會議模式一旦形成，就傾向於固定不變——由於習慣，總是同一時間，
同一地點和相同的召集次數，同樣的圈內人而不顧當前是否需要他們出席。會議主持人必須
不斷對工作人員會議的有效性重新評估。他必須象其他人的看法那樣看待會議，並且以領導
人的身份，象其他人的看法那樣看待他自己。
負責人可能不時地試圖通過詢問主要與會者評價會議的有效性。或許同樣明智的是，審閱一係列會議的記錄，以檢查某些方麵的進展情況：
(1)假如工作人員在以前的一次或一係列會議已經決定明確的行動路線，那麽，行動的現狀如何?
(2)對工作人員的建議有何反應?導致了什麽行動?
(3)工作人員在會後和會外是否協調合作地行使職責?會上得到的表麵和解在會後的現實中起作用了嗎?
(4)擱置的問題和延遲的行動現在怎樣了?是否有充分理由把這些重新列入議程項目?
(5)管理部門行動與工作人員會議建議相反之處，與會者是否在行動以前已被告知?向他們做過任何解釋嗎?
(6)一般而言，每位與會者的參加都是合適的嗎?在會議參加者和那些負責執行會議決議者之間，有沒有信息交流延遲的跡象?
(7)與工作人員會議比較，是否有更有效的辦法可用來處理所遇到的情況?
4失誤和障礙
工作人員會議在管理職能方麵有明確的經營管理作用，但是應當僅在事情的複雜性、不穩定性或重要性，需要工作人員集體參與的時候才召開這種會議。據估計，約有三分之一的會議包括了不需要參加的人，開會的時間比需要為長，或者本來就不需要召開。工作人員會議對一個機構得不償失，有如下的典型情況：
(1)有些部門負責人覺得召集一個會議，並依靠集體意見製定大多數計劃和決策更為省力。這樣就分散了責任，使主管人從集體參加得到安慰，日後如有某人受到譴責則尤為如此。
(2)參加會議可以成為一種聲望和地位，以至於一旦被邀請，人數多得可觀的成員會繼續參加，而不管當時是否需要他們出席。如果這種參加被視為員工在機構的政治框架裏的權威和地位，那麽，圈內人的成員資格可能比會議成果更為重要。
(3)無計劃的會議產生無計劃的結果。例如，有些部門負責人在他們自己的辦公室召集會議，可是沒有足夠的椅子，每次隔幾分鍾打進來的電話使會議中斷，應該顯示六個月生產報告圖表的放映機有一個燒壞的燈泡。
(4)提防認為開會遲到是高職位的特權之一的主管人員。假如會議主持人怕得罪高階人士，而不敢不等人到齊就開會，會議必然比原安排超出半小時，從而消耗其他人員的工作時間。
(5)謹防會議主持人認為確保人人明白的最好方式是由他包攬全部講話。雖然他的自尊心在奴役聽眾中得到實現和滿足，但很可能一事無成。
(6)有時候，一個告示或備忘錄可以起相同作用，但是召集會議似乎比組織那些材料，容易得多。此外，工作人員需要樹立集體精神的會議。
假如你能發現並消除上述這些問題中的一個，你的工作人員會議必定會得到益處。
常設委員會
委員會的主要優點是能作用於一切管理權力範圍，以找到完成已委派的工作所需的特殊人才。
許多公司得益於委員會製度的組織係統，但有人認為委員會在行動方麵緩慢而優柔寡斷。委員會的成功取決於其組織方式和會議原則的應用方式。委員會組織的要點如下：
(1)任務——委員會的形成通常是作為超越正常業務渠道的手段，或者是因為沒有一個恰當的部門在正常的職責分工下對某一特殊職能負責。不論哪種情況，重要的是明確規定委員會的目的和職責。委員會既不可重疊也不可侵占其它單位或個人的職責。委員會的首要任務是補充。要事先決定你想要它起多大作用。
(2)調查還是收集信息。
(3)提供評估。
(4)解決問題。
(5)提出意見或建議。
(6)做出決策。
(7)采取積極行動。
(8)持久性——委員會的“憲章”應當規定任務期限。委員會是否負有一項特殊任務的責任，並在完成後解散?它將為諸如推薦獎勵或調查財產損失等經營出現的問題而開會嗎?委員會是否象機構的其它單位那樣，有持續的責任，從而具有永久性的地位?常設委員會唯一的變動就是成員的更換(例如由工作人員經營的委員會)，但在多數情況下，有確定期限並在完成任務後，即行撤銷的委員會，能更好地發揮作用。
(9)領導能力——雖然會議主持人可能對委員會的任務成員沒有直接的公司責任，但是他應當能博得成員的尊敬和信任。要指定一位領導人，其能力和工作量應該使他或她切實可行地能籌劃、準備和指導委員會完成任務。
(10)成員資格——委員會的大小取決於它的目的，以及為實現這一目的的才能、權力或責任。根據實際經驗，委員會的大小是以限製為宜。
答應擔任委員會成員，意味著每一位參加者有責任作出某些積極努力。這個集體的成功要求每一位成員：
①為會議預作準備，包括搜集必需的資料，或協調參加者將在會上代表的任何人。
②加入(而不是獨占)委員會的任務和功能。
③避免利用集會作為滿足個人動機的手段(例如為贏得賞識或者為牢騷辯護)。
④做一位積極學習的出席者，而不是消極的觀察者。
⑤完成商定的任務，並為設想的後繼討論做好準備。
(11)貫徹到底——委員會製度的最薄弱部分是繼續幹下去。經常見到的情況是委員會組成了，然後就被忘掉了。負責組成委員會的人，也應當負責決定繼續幹下去的步驟。且體的任務要有具體的期限。對常設的或是持續的委員會來說，明智的做法通常是：
①定期檢查委員會的成果、任務和成員資格。公司經營上的改變可能需要改變委員會的目的和組成。
②轉換委員會成員，這樣可以鼓勵新的觀點，使自滿的常規恢複活力，分攤工作量，和增加管理層發展的機會。
③分發委員會會議紀錄，以便既向有興趣的各方提供信息，又確定委員會經營動向和完成任務程度。
谘詢委員會
解決問題的成功決於完善的計劃、熟練的領導和對問題的正確限定。解決問題小組獲得顯著成功，通常是因為主持人做了準備工作。
下麵是應考慮的基本因素和應遵循的步驟：
(1)匯集事實。
(2)明確問題。
(3)建立和商定判斷標準。
(4)研究預算和確定支出限度。
(5)收集更多的事實，把它們和問題聯係起來。
(6)分析資料並合理歸類。
(7)識別可供選擇的解決方法。
(8)檢驗解決方法是否符合成功的標準，考慮可以介紹哪些擬議中的新問題的解決方法。
(9)把委員會的最後結論變為建議。
假如問題解決委員會已授權行動，這些準則可以還應包括：
(1)說服那些必須解決問題的人接受這個解決方法。
(2)必要時妥協。
(3)檢驗修訂的解決辦法是否符合成功的全部標準。
(4)在一個示範(檢驗)場合試驗解決辦法。
(5)使最後用戶接受經過檢驗的解決辦法並加以訓練。
(6)安置和執行。
(7)完成新方法。
(8)評估效果。
(9)建立控製程序，以保證采納的解決辦法的永久性。
委員會成效
由於委員會通常考慮專門問題的領域，並且常常超越部門界限和管理層次，因此委員會的成功就要求機智的領導能力。參加者的背景、個人聲望、才智、氣質、動機、個人保障和表達能力都會有極大差異。融合這些品性需要技巧。主持人必須有能力在關鍵時刻介入，以引導討論避開如下的失誤：
(1)假如小組改變了原始的目標，老練的領導人可能設法重申話題或目標，並通過投票決定繼續討論是否適宜。
(2)當討論漫無邊際時，主持人應設法注入引起爭論的問題，或者要求那些沉默的人提出具體意見。另一個辦法就是重申目標或問題，歸納那些可能已達成一致的意見，並澄清有待進行的事項。
(3)動機和意見的差異往往變得明顯和激烈。主持人必須找到自由討論變成爭論之處，並把討論從中心人物轉向另外一個人，辦法或許是提出一個相關的事項。重新分析問題或歸納部分一致的意見可能是有效的策略。幽默感甚或暫時休會可能有幫助。
(4)當小組內想法或意見不一致時，最有效的領導策略是防止分歧固定下來。提出其它方麵新的事實和展望可能防止對峙，把迄今達成的一致意見寫在黑板上可能打破僵局。幽默、暫時休會或其它緩和情緒的方法可能有用。
(5)倉促作結論往往不能充分發揮委員會的功能。要提供機會去考慮不同的選擇，探索隱含的意思，詢問佐證的事實。作會議結論以前，要確定全體參加者都有機會表達自己的意見，然後把一致的意見納入結論。
(6)隱蔽的動機可能把聰明的人導入錯誤的結論。當委員會的看法將導致錯誤決定時，要找一個推辭的借口。要注入假設的問題，收集和提出更多的外部資料，或是邀請一位博學的局外人來谘詢，以改變思路。
全公司大會
全公司大會為你提供引起別人注意的會議，也為增進工作成員之間團結一致的感情提供機會。大型會議不適於雙向交流或公開討論，但是它們對傳遞信息和建立更加良好的關係有好處。
許多主管人員認為個人接觸是全公司大會最重要的一環。有些人認為在這種會上的講話，其重要性不如使職工有機會會見最高管理部門和從上層直接得到信息。
1初步計劃
由於費用、涉及的人數、生產的可能中斷以及管理部門處於員工的嚴密檢查和評判之下，全公司大會需要非常謹慎和詳盡的計劃。下麵是使這種集會處在管理控製之下的一些建議：
(1)征求意見、進行商討和爭取支持，要有上層管理部門參加。
(2)征求第一線管理人員的意見和建議，找出誰能對計劃貢獻特殊才幹和能力。
(3)製定暫編預算和費用估計。
(4)起草暫定議程並且指派一個代表委員會進行審查。
(5)檢驗計劃的可行性。要留意在以下幾方麵有沒有抵觸，即在員工個人利益方麵，在工會計劃方麵，在生產進度方麵，在可用場地方麵，在假日安排方麵。
(6)在最高層管理部門重新評估暫定的計劃和規劃。要正確地觀察會議的全麵影響。
2自由參加的招待會和參觀工廠
“自由參加的招待會”結合對公司各項設施的巡視，是最簡單、最便宜和最有效的贏得職工好感的辦法。它有助於辦公室人員和裝配線上的工人與公司的最終產品聯係起來。它還能形成對公司的新的自豪感和新的興趣。
假如有人負責以下細節，這些舉動就會更成功，每個有關的人負擔也就更小：
(1)規定日期。要有幾個月的計劃和準備時間。要避免和其它社團活動或是假日衝突，要考慮可能的氣候、業務日程和一年中各項設施使訪問者最感興趣的時間。
(2)規劃預算。費用取決於公司款待的程度。通常供應點心和飲料，並分發小冊子、小商品或者產品樣品。
(3)發請柬。請柬或通知必須明確時間、職工家屬是否在邀請之列、以及對兒童有無人數或年齡限製。要求職工提出他們希望邀請的補充名單。
(4)準備展覽品和陳列品。參觀工廠如加上直觀器材會更有意義。這些器材會加深參觀者的印象，使他們覺得公司是一個良好而安全的工作地方，而且公司的計劃表明前途大有希望。除產品展覽外，許多公司設計五顏六色的標記，以表明對每一個主要設備項目的投資額、提供一個職業崗位的平均成本、以及公司銷貨現金的情況。
(5)訓練工作人員並使他們處於待命狀態。召集所有部門的負責人和第一線管理人，向他們解釋最後計劃並爭取他們的協助。假如第一線管理人自己不能擔任向導，就請他們推薦向導。把情況簡介寫成摘要提供給向導。準備和分發對可能提出的問題的答案。
(6)準備各項設備。包括指示到公司所在地的標記，安排適當的停車場和為訪問者引路的服務員。標明休息室，檢查急救用品，油漆通道線或方向標記，在等候的地方提供增設的座位。假如沒有自助食堂或恰當的招待與休息的地方，就搭一個帳逢，供訪問者聚集和進行社交活動。
(7)擬定禮儀。行政部門的禮儀對自由參加的招待會的成功起著重要作用。主人和迎候者是重要的，但是員工有機會和公司高級代表麵對麵的接觸是最重要的考慮因素。在某些場合，由公司的高級職員正式向整個集會發表講話；在另一些場合，由公司的高級職員正式向整個集會發表講話；在另一些場合，開始參觀的每個小組，都受到高級職員的歡迎。有一位總裁把在參觀結束時向每一位訪問者致意作為他自己的任務，他認為最後的印象是最有意義的。
3公司宴會和聖誕節聚會
大多數公司都在聖誕節聚會。公司聖誕節聚會比公司其它集會更可能供應含酒精飲料。如果聚會計劃包括烈性酒，管理部門應考慮以下細節：
(1)包括員工的妻子或丈夫，最好發一封邀請信。
(2)安排在聚會開始不久就供應足夠數量的食物。早開始，早散會不但減少飲酒量，而且大量減少交通事故。
(3)安排一些娛樂節目，喧鬧的集會往往可以通過關閉酒吧、改為演出而使之安靜。
(4)關閉酒吧後以最後一項活動使慶祝活動達到**，抽獎和發獎品可使參加慶祝活動的人有充足時間在他們離開以前安靜下來。
4全公司大會的核對細則
對人員配備的要求：
(1)會議總主持人。主持會議，對會議負有管理責任，但是把準備工作委托給別人負責。
(2)項目指導人。受會議總主持人委派，負責項目的計劃、組織、全麵指導和協調，負責項目的全部人員活動、材料和設施，批準全部財務開支和契約協議。
(3)規劃經理。輔助並對項目指導人負責，安排規劃內容、會議議程、發言人的獲得和照顧、大會專刊等。
(4)項目公共關係經理。受項目指導人委派，負責公司的宣傳和宣傳的內外交流，以及和報刊與公眾的關係。
(5)設施經理。受項目指導人委派，負責用於會議的全部專門設備、材料和供應品的訂貨、安裝、保養和處置；負責布置和維護會議場所。
(6)食品和娛樂經理。受設施經理委派，負責訂購和監督全部食品和飲料的供應，並監督會後的食品供應的清理；安排和協調表演娛樂節目的人。
第一階段(開會日期的數月前)：
①確定宗旨和目標。
②任命項目指導人。
③考慮暫定方案。
④使公司所有工作部門介入，並征詢其意見。
⑤估計費用。
⑥規劃暫編預算。
⑦規定沒有互相抵觸的日期。
⑧預定會議場地。
⑨聘請外界發言人或安排娛樂節目。
第二階段(開會日期前二三個月)
①完成人員配備。
②確定組織機構計劃及權力分工。
③確定工作預算和開支程序。
④完成最後方案。
⑤通知員工開會。
⑥著手宣傳方案。
⑦邀請特別來賓。
⑧為場地、食品、娛樂節目、額外桌椅，以及專門設備訂立合同。
⑨準備展覽品和陳列品。
１０訂購指示牌、裝飾品、旗子或花。
１１落實裝飾品和裝置符合消防和安全規章。
12準備專門設施。
13預定專用電話和其它臨時裝置。
14預定視聽設備、黑板、法蘭絨板和其它提供真實性效果的用具。
15協調和確定發言人，以及對發言人的介紹。
16指派和訓練各主持人，各向導，各示範表演人，以及停車場、失物招領處、衣帽存放間和登記處的服務人員。
17預定免費樣品或是紀念品。
18預定證章、邀請信、小冊子、入場券和其它印刷品。
19聘請攝影師。
20 建立與本地報紙、雜誌、電視台和無線電台的聯絡。
21使公司主管人員和監察人熟悉行動的最後計劃。
22為萬一發生“臨時空場”而安排應急發言人(或娛樂節目)。
第三階段(在準備期的最後幾天)：
①檢查最後方案和完成行動計劃。
②檢查登記處或招待處是否備有證章、登記單、打字機、恰當登記方法、電話、布告欄、一般和緊急通知。
③檢查每次會議指定的場所，核對座位計劃設施和設備。
④檢查以下各地方是否都恰當地安置了標記：接待、參觀、登記處、方向、陳列室、救護、失物招領處和停車場。
⑤為擴音係統和視聽設備確定專門設備操作員。
⑥再一次確定發言人的計劃，需要的協助，黑板、粉筆、黑板架、指示器和視聽設備均已備齊。
⑦核實每一個方麵均已就位待命(包括人手和設備)：食品和飲料服務，衣帽存放間，發言人和娛樂節目演員的休息室和化裝室，來賓停車場。
⑧核查專用電話裝置和其他交通工具。
⑨檢查保安人員和應急安排。
第四階段(會後立即進行)：
①親自向發言來賓和其他特殊貢獻者致謝。
②計算出席人數。
③拆卸和退還租來或借來的設備。
④尋找被遺忘的器材物品。
⑤監督和徹底檢查清理工作。
⑥檢查是否有可能引起火災或安全事故的危險。
⑦把所有場地移交安全巡邏隊。
第五階段(在會議期後一周之內)：
①在項目工作人員中發動討論會，以征求建議評估並了解未了事項的狀況。
②向發言人和其它有特殊貢獻者致函正式表示感謝。
③檢查存貨和清單，以確知全部財產、設備和材料都已有了著落，並已適當處置或退還。
④要求工作人員核實全部發票、發言人的報酬和其它債務。
⑤把會議報告匯編和提交授權機構。
招待和宴會
宴會的含義被定為“有目的的進餐”。會議計劃者的職責是提供可以達到這個目的的氣氛。
如果公司打算得到宴會或雞尾酒會費用的全部回報，則計劃必須是現實主義的。你充其量可以指望在這種氣氛下吸引全部聽眾的注意力，最多達45分鍾到1小時——這個時間對公司的目的是否足夠?假如不夠，其它形式的會議可能更適合一些。在決定這種舉動以前，公司必須認識到所將取得的大部分價值是無形的和遙遠的。
1宴會成功的十項標誌
為一個大型團體安排宴會不是一件容易的事情。成功的場合計劃得如此好，組織得如此好，管理得如此好，以致賓客並不意識到詳盡的計劃。
有經驗的計劃者認為以下10點意味著一次順利進行的招待宴會：
(1)選擇一個有吸引力的、通風良好的房間或宴會廳，要有足夠的空間，擁擠會破壞最精心設計的場合。
(2)假如宴會前舉行雞尾酒會，要肯定對酒會的掌握和截止時間均有明確的規定。(如果招待會後是正餐，則以45分鍾到一個小時最為相宜；業務性的雞尾酒會通常最多兩小時。)
(3)富於想象地、有吸引力地安放餐桌，可以大大增加全麵效果而不增加費用。選派一位知識淵博的人來檢查這些細節。
(4)盡可能使用最舒適的座位，安排的方式要把背對講台的人減少到最低限度。
(5)準時開宴。假如75%的客人已入席，就不要等晚來的人和散漫的人。
(6)要肯定菜肴吃起來和看上去一樣好。(熱茶一定要熱上，而不是半涼不熱的。)
(7)親切地介紹主賓和宣布事項，但耗用時間要有限度。
(8)介紹來賓發言人或文娛節目應在賓客過於疲勞而無力欣賞以前。要確知節目單上的那些人知道應在什麽時候停止(發言人應懂得20～30分鍾的時間限製)。
(9)安排節目應使賓客最多坐兩個半小時。
(10)按照宣告的時間結束宴會。
2訂立承辦宴會和服務的合同
自由參加的招待會或周年慶祝會，往往可以通過把車庫或倉庫改裝成宴會或特別招待會的場所，進行戲劇性的安排。想象力能幫助你把預算保持在合理範圍內。但有時候在公司自有建築物之外舉行會議而支出額外開銷是正當的。不論是哪種情況，你的宴會承辦人對活動的成功是一個關鍵因素。
最好的服務和安排，一般可得自與公司有經常而大量業務的人。不管安排是多麽小心和周到，最後一分鍾出點問題是不可避免的。有經驗的總管或宴會廳領班有許多辦法來保證公司宴會的成功。
有經驗的宴會承辦人隻需要知道宴會時間和日期、預計出席人數和預算。大多數專業的宴會承辦人能根據這些主要條件開展整個活動。他們能夠用計劃和訂單提供資料，使宴會主辦者最後確定預算。然而你必定仍然願意和宴會承辦人訂立盡可能詳細的書麵協議。協議應包括：
(1)預定特別指定的一個或若幹房間為舉行宴會之用。假如你需要時間去安裝特別的視聽設備、裝飾品、餐桌紀念品和座位卡，商定提前使用就特別重要。
(2)預先選定的菜單，逐道列舉菜名。假如涉及自助餐或餐前小吃，要逐項具體說明名稱和數量。
(3)安排烈酒的供應和控製，包括開始與終止供應時間，烈酒是按份抑或按瓶計費，還是由你自己供應，以及酒保和服務員的提供。
(4)安排小費或服務費以支付食品和酒吧服務員、衣帽間的服務員和其他人員。
(5)一般物質條件，包括樓麵布置、座位安排、講台的位置和大小、擴音器和擴音係統、放映設備、聚光燈和其它設備。
(6)可能需要補充的工作人員，諸如幻燈片或錄像放映員、擴音係統操作員、保安警察、額外的衣帽間服務員和其他人員，包括每人應在崗位的具體時間。
(7)預計宴會承辦人可能訂購和供應的特別物品，例如花木布置、宴會帽，餐桌紀念品。
(8)安排由宴會承辦人、飯店、俱樂部或餐館提供錄音帶或現場的伴奏音樂和任何其它娛樂節目。
(9)有關可能取消的規定和有關主辦者保證出席人數的最後日期規定。
以上所有各項應列入宴會經理的核對細則。
3價格適當的美餐
預算越有限，有創造力的計劃就越重要。要記住，想象並不是代價很高的因素。要在預算和宴會承辦人能力的限度之內，富於想象地尋求不同於上周宴會或賓客在普通餐館可能看到的菜單。菜單不必精致或昂貴，以使賓客為出席而高興。這裏有一些建議：
(1)在質地、顏色和味道方麵運用對比。不要在加奶油的主菜之後，跟上含奶油的甜點心。
(2)增添戲劇氣氛。甜點放在“華麗的大燈台”上端上來的“動人景象”，是最容易的辦法之一。
(3)要與眾不同。要考慮老一套菜單所沒有的菜，它們通常都是可以弄到的，而且並不會更貴。用牛肉疏菜麥片濃湯，或濃肉汁菜湯而不用標準的湯或者考慮和蘋果餡餅同樣美國式的帶甜奶油汁或冰淇淋的印第安布丁。
(4)熟菜必須熱上，冷菜必須冷上。假使第一道菜是冷的，就帶著冰上。正上熟菜的時候，不要打亂。假如節目時間很緊，就在上冷菜時宣布，上熟菜時最好避免幹擾。
4有關烈酒的一些令人清醒的事實
從管理部門的觀點看，計劃中有關供應烈酒部分比其它任何部分都要更加小心準備和控製。用簡單的計算和列在下麵的數字，即可看到嚴格控製的重要性。
事實上，不可能準確地數清招待會上的飲料消耗數字。宴會承辦人、飯店、俱樂部或餐館的經營可能是誠實的，但是除非你有自己的控製辦法，否則開帳單時，你難免感到不愉快的意外。
有經驗的招待會管理人員一般認為最好按瓶訂購烈酒。這樣，核對宴會前發出的瓶數
和宴會後的餘數都比較簡單。(空瓶應在最後點清時才挪走。)開著的瓶通常按每瓶的十分之一估計，以確定不應開帳的費用。
一般可取的辦法是要求所有的飲料經過計量。酒保為允許“自斟自飲”而自豪的做法會增加烈酒消耗量。很多公司認為購買按照標準配方大量調配的雞尾酒是可取的，這樣承辦單位就可以在開會前調配。要備有一兩種酒精成分不多的酒。決不要依賴宴會承辦人或餐館主動結束酒吧服務。這是主人的工作。結束酒吧的信號應該是秘密的，這樣可以使無禮的賓客不去設法延長宴會。避免可能發生不愉快情況，可以通過指定一位有足夠威望的主管人命令酒吧中止而無異議。假如雞尾酒會在宴會之前，一般認為45分鍾到一小時是最大的極限。假如隻有雞尾酒會，一般認為兩小時是最合適的和最實際可行的。
為使賓客欣賞招待會，服務和時間的掌握是重要的考慮因素。不能提供合適的服務最容易把招待會變成難題。有經驗的雞尾酒會管理人員為25～100人的招待會安排一名酒吧服務員和1～2名服務員；假如人數在300人以上，就計劃雇用3名酒吧服務員和4名或更多的服務員。
5管理人員需要幫助
管理宴會類似組織演出——主管人是負責全部效果、表演、費用和觀眾舒適的演出人。除非這個人真正有負責設計和指揮複雜集會的經驗，否則他將永遠不了解工作量和對眾多細節的關心程度，而這些都是進行真正成功活動的要求。聽其自然不可避免地帶來極大的損害。管理這類性質的活動，涉及許許多多細節，沒有一個人能單獨完成。編列核對清單和分派工作任務是絕對必要的。
活動前的幾小時，項目經理必須到現場檢查。集會經理可以假定宴會承辦人、各委員會和各助理均已完成他們的協議任務，但是講效率和有經驗的管理人願意和他自己的工作人員仔細檢查，以確保每項計劃均已完全令人滿意地執行。需要特別考慮的一些項目包括：
(1)通風和溫度。要記住體溫可以使室溫升高。室溫在開始時可以稍為涼一些，要指定不在台上就座的某人與管理部門聯係調節空調。
(2)一般物品裝備。檢查家具確已按照計劃放好，而且適合活動的實際需要。務必做到餐桌之間有充足的地方，以便賓客自由走動，櫃麵足以放下首席餐桌或供文娛活動之用，接待的地方有適當數量的椅子，出口處不堵塞，以及所有地方都整齊清潔和美麗悅目。
(3)特定的座位安排。仔細檢查首席餐桌的安排(雙向座位卡是個好辦法，以免使聽眾中那些走近嘉賓的人為難)。假如用客人座位卡，要事先把這些卡片按餐桌號碼分開放在不同的信封裏，不要依靠服務員分發座位卡。
(4)烈酒的控製。確定酒吧服務的安排能使主人控製烈酒的意圖得到實現。再次證實酒吧間領班對終止供酒時間完全理解。
(5)總管。再次確定服務的時間和細節。安排服務員收集就餐券(假如適用的話)，並安排服務員在上甜點和咖啡以後即刻離去(由在場助手催促服務員離去是個好辦法)。
(6)節目。征求各發言人的意見並協調各表演節目的人，使他們都有機會熟悉環境和安排，因為小的調整可能是必要的。如果你計劃安排跳舞或伴奏音樂，就指定一名工作人員監督樂隊。
(7)安排宴會後的結束工作。招待會後的烈酒盤存；貯存或歸還視聽設備、專用陳列品或裝飾品；向服務工作人員致酬；證實招待會和宴會出席人數，以供開帳單之用；以及其它細節。下列核對細則可以協助你製定你自己的計劃表。
6宴會和招待會的核對細則
對人員配備的要求：
(1)項目經理。負責計劃、組織、推動和全麵指導及協調工作；負責監督項目全部人員的活動，器材和設施，批準全部開銷和簽訂的協議。
(2)設施主持人。受項目經理委派，負責物品和服務的安排，包括與宴會承辦人或場地管理部門磋商、聯絡和協調，監督集會場所的準備和食物與飲料的供應，以及訂購、運輸、安置、保管和處置所有與活動有關的特殊器材和供應品。
(3)公共關係指導人。受項目經理委派，負責計劃、組織和指導宣傳活動；與新聞媒介保持聯係；可以協助項目的開發和登記。
第一階段(盡量提前)：
①決定集會的基本目的和主題。
②確定時間和日期。
③完成項目工作人員的指派。
④編列暫定的邀請名單，估計出席人數。
⑤製定初步預算(包括如需付給出席者報酬的經費在內)。
⑥招標承辦場地和宴會。
⑦選定場地和宴會承辦人並簽訂合同。
⑧向簽訂合同者提供詳盡說明、會場平麵圖和座位計劃、菜單和服務要求等。
⑨設計詳細的議程或規劃。
10 約請發言人、表演娛樂節目的人、致詞的人，以及其他執事人員。
11設計節目預告材料和發布消息日程。
12安排預定辦法，包括確定、截限和取消日期。
13向大人物和特邀來賓發送邀請信。
第二階段(宴會前幾個月)：
①訂購一些特殊物品如晚會紀念品、餐桌裝飾品、能起說明作用的陳列品、紀念品或獎品。
②預定額外的視聽設備。
③與場地管理部門考察新的事態發展、變動或添置。
④增加工作人員，指定專人辦理登記、監督烈酒控製、陪伴發言人或特邀來賓。
⑤匯集資料和訂購複製品(印刷的節目單、菜單、座位表和委員會名單。)
⑥再次確定與項目有關的人的協議(會議的時間和地點，登台露麵的確切時間、報酬，以及其它細節)。
⑦安排出現意外情況時的代替節目。
第三階段(在活動開始前的時刻，如有可能，在前一天)：
①確定所有接受特殊任務的人和那些在項目中出麵的人的地位和理解力。
②通知宴會承辦人和場地經理最後的登記表並檢查各項要求說明。
③檢查房間布置，使之符合計劃的要求(確保適合實際需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動，櫃麵足以放下首席餐桌或供娛樂節目之用)。
④檢查出口，不使堵塞，並做到整個場地整潔。⑤落實特殊裝飾已按計劃裝置。
⑥視聽設備就位後，要試驗其工作情況(回響不會太大，擴音係統適當，放映機焦距準確)。
⑦仔細檢查首席餐桌的安排及座位卡的位置。
⑧落實酒吧的服務安排使主人的烈酒控製措施得以實現，再次與酒吧領班確定酒吧結束時間。
⑨與總管再次確定供應時間及細節(安排收集就餐券以及上完甜點和咖啡之後服務員立即離去。)
10使發言人及表演娛樂節目的人員熟悉環境，因為為了最大限度的舒適，可能有必要做小的調整。
第四階段(緊跟著賓客離開之後)：
①活動後立刻盤存烈酒。
②與管理部門確定出席人數以供開帳單之用。
③貯存或歸還特殊的陳列品、裝飾品和設備。
④向有關服務人員致酬。
⑤視察場地有無需要招領的失物。⑥把場所移交場地經理的代表。
第五階段(一周之內)：
①與項目工作人員協調處理全部未了事項。
②確定所有材料和設備均已歸還其原來部門。
③核實活動的全部費用。
④支付帳單，結清帳目。
⑤向有關各方寄送正式的感謝信。
⑥向授權機構報告出席人數和活動經過。
7對發言人的照料和接待。
知名人士和權威人士會增加對會議的事前興趣和吸引更多的出席者。但是，不幸的是著名人士並非總是擅長演講的。一旦你選定發言人，如果遵循下列預防措施，就可以收到與發言人關係較好和使會議開得更好的效果。
(1)邀請函要具體。向發言人提供出席人員的詳細情況及會議的目的。發言人需要知道以下項目：
①會議的日期、時間和地點。
②主辦單位的名稱、背景和目的。
③他發表講話的那次會議的目的和性質。
④指定的具體講題和規定的時間。
⑤聽眾人數和特點。
⑥全部日程的概要，包括其他講題和發言人。
(2)明確說明單位對酬金及開支的政策。
(3)考慮發言人的個人需要——務必做到預定旅館房間和當地交通安排是適當的，發言人不會在宴會和招待會上受怠慢或無人接待，並且在講話前有休息時間和準備時間。
(4)計劃應付意外情況，如提供在發生緊急情況時聯絡人的姓名、地址和電話號碼。
(5)在會議前幾天就用電話與發言來賓再次確定和澄清最後的細節。
(6)恪守各項安排；未經發言人同意，決不要安排額外的講話，也不要在他發言之前安排另外的冗長講話。
(7)會後立即發出感謝信，並支付開支和酬金。切勿使發言人處於不得不向你單位索取商定的酬金的境地。