視聽器材
每個會議都應有效果。如果列入引起視覺和聽覺興趣的東西，成就可能更大些。
弗蘭克是一位保健用品廠的市場營銷經理。在工作人員會議上他提出了許多建議和意見，但很少被照辦。艾德是同一個廠的另一位市場經銷經理，他的成績就較好，弗蘭克問他的老前輩為什麽會這樣。
老前輩說：“你的投入是好的，但你隻是說說而已。你提出的是一般的意見和想法而不是具體建設。艾德則提供數字和圖表。”
一位生產經理反複告誡他的工人在拿危險化學品時要遵循安全操作規程，但不是所有的人都聽他的話。後來他弄到了一些受化學品損傷而變形的人手相片。他在下一次安全會議上出示了這些相片，而且人人都明白了。
兩家企管顧問公司競爭一家大企業的業務，一家放幻燈片來說明他們的服務。另一家用一台能把形象放映在大屏幕上的電腦，就地展現了圖表——顯示了客戶的商業戰略的潛在利益。第二家企管顧問公司給人更好印象，因而得到了這筆業務。
一位為包裝設備廠的服務經理告訴他的服務代理人員，對他們為許多顧客安裝的新型機械“要提防一種模糊的呼呼轉動聲”。許多代理人沒有注意這種聲音，結果是沒有做預防性檢修，以致發生了代價很高的機器損壞。服務經理變得聰明了，他用錄音帶錄下了呼呼轉動聲音，並在職工會上放音。現在服務代理人確切知道了應該注意聽什麽聲音。
1視聽器材往往有利於溝通
假如你在一個會議上講話而又未能使人理解，就考慮視聽器材吧。一個簡單的圖表能改變局麵。
在拿破倫垮台後的歲月裏，許多法國人不相信他的失敗，他們認為如果真相大白，一定是拿破倫被騙投降和流放。他們拒絕承認拿破倫在多年光輝勝利之後會犯錯誤。一位叫查爾士·約瑟夫·邁納德的法國工程師知道拿破倫曾犯嚴重錯誤，並試圖揭穿關於這位大帝完美無缺的神話。
沒有人相信他的話，因此他創作了一個視覺形象。這個形象由一張地圖和一條能夠活動穿過各個不同國家的黑色譜帶組成。往右轉動時，譜帶寬度表示在每個地理位置上的部隊人數。九月，拿破倫進入洗劫一空的莫斯科時，他的軍隊有10萬人——用寬的譜帶表示。當他撤退時，黑色譜帶向西路動(與地圖下麵的日期和溫度相連接)。移至波蘭時黑色譜帶狹得可憐，表示蹣跚撤退的帝國軍隊隻剩下1萬人生還。拿破倫戰術上的錯誤——導致軍隊的一步步慘敗——被生動地表現出來了。這個視覺形象被認為是從來沒有過的最佳統計圖表。這對管理人員和企業主管的教訓是明顯的。當溝通既有困難而又重要時，加一點額外的東西——圖解、照片或任何一種視聽器材來幫助說明、分析、解釋或視聽答辯。
在會議上，要用言語以外的東西使人理解，包括事實和數字的文件會有所幫助，但也會分散注意力，因為每個人都單獨閱讀文件，翻動的圖表、幻燈片、錄象帶和其它視聽器材可以把所有目光和聽力在同一時間內都集中到共同思考的問題上。而且，視聽形象能使人們產生更深刻、更持久的印象。研究表明，感官攝入越多，就越能理解、記憶和重視所傳達的要點。寫在黑板上的事實，比僅僅高聲說的事實給人的印象深刻。用線型、柱型和圓型圖表象征性地說明的事實，比幻燈片顯示的數字或文字更能牢固地印在人們的記憶中。彩色的形象比黑白的形象能博得人們更大的注意。圖書、照片和電影能夠傳達文字或圖表所不能傳達的真實印象。
你刺激其他人感官的方式越多——閱讀，聽說話，觀察象征性的典型，觀看情景，傾聽聲音等——你產生的影響就越大。作為會議取得成就的一種方式，僅僅講話往往是不夠的。
2大量可供選擇的視聽器材
範圍不斷擴大的從低技術到高技術的視聽媒體能使你擴大影響和實現目標。
(1)黑板。
(2)翻動的圖表。
(3)幻燈片和電影膠片。
(4)投影機。
(5)錄像帶和電影。
(6)電子黑板。
(7)電腦傳送的電視演出。
(8)其它。
個人電腦越來越多地使用於生產幻燈片及其它電視影像，包括電腦動畫。有電視影像的影像帶，還有移動式裝置，使你能攜帶到顧客所在地作任何視聽表演。
除專業供應來源外，你也可以自行創作你想要的視聽項目。
3“最好的”視聽器材是哪些?
(1)使媒體與團體的大小相配。給予聽眾和觀眾的印象要適中，對於在經理辦公室的一對一的會晤而言，標準大小的翻動圖表可能過甚；而在旅館的舞廳裏，給一個大團體在十九英寸的電腦屏幕上放影像，又可能不足。除了傳送正確的圖像外，你想要確保視聽器材產生感性反應的作用。是否每一個人以至那些視力與聽力很弱的主管人都能看清和聽到?
對二至五人的小組，八又二分之一英寸的宣傳性小冊子或小型的翻動圖表很適用。錄音帶和電影搭配的放映裝置也很適用。移動的或標準的程度控製器是很好的直觀器材，適用於人數極少的小組。每個人都能看清屏幕。你可以放入臨時信息以顯示各種不同的業務情況。
對5～15人的團體，如要介紹新戰略或重要成果，大型翻動圖表或硬紙板上的圖表就很好。高架放映機放映的圖像適用於中型的團體。放映屏幕上顯示的幻燈片、電腦膠片和電影也如此。如果電視夠大，錄象帶就很合用。要坐在會議室後排檢查一下。你能看清包括標題和數字的所有細節嗎?
如果你繪製圖表，要用電子黑板而不用黑板或紙架，這種裝置使你能複製和分發。
對100人以上的團體，高架幻燈片，電影膠片和電影能博得人們的注意。屏幕必須大得足以使每個人都能看清楚。還必須有麥克風及良好的擴音係統。在大型團體裏，如果你想要回饋和交流，可選用能使燈亮著的媒體，如高架幻燈片。
熄燈的媒體如電影，對於打動消極的觀眾最起作用。對於極大的集體如商業展覽集會或大會，專業開發的多媒體展示產生的影響很大。
宣傳小冊子如果使用得當，就適用於人數可多可少的集體。不要把所有小冊子一下子散發出去，因為人們可能隻顧翻閱不注意你的內容。一次分發一種，以使人們配合你講的內容一起閱讀或者給每頁塗色作標記，裝在一個對套裏，以使人們可以按照你的指點去查閱。
(2)選擇適合開會場所的媒體。在某一環境合用的視聽器材，在另一環境可能不很合用，甚至根本不合用。
在你自己的會議室或大辦公室裏，什麽都行。
對於在顧客所在地的會議，要選用“能運輸的”視聽器材，而且要不依賴於絕對安靜或有可以用作投影熒幕的牆壁等條件。翻動的圖表是萬無一失的。備有內裝熒幕的電影裝置和具有大而清晰的監視熒幕的移動式電腦要好些。如果你想放映電影或使用高架幻燈片，就須自帶熒幕。
在旅館和大會堂開會，如選用標準的媒體，就可省去自帶設備的麻煩。大多數單位都有諸如圖表架，高架放映機和黑板等設備。如果你想用一些特殊的東西來激起聽眾的讚揚，如多媒體的展出及用你自己的電腦放映圖像等，就要有備用器材和裝配及調試的充分時間。聽眾最厭煩的莫過於由糊裏糊塗的放映者操縱著使用不當的設備。
(3)選擇適合會議目標的媒體。有些會議要求變動，有些會議則隻要求注意，還有些會議要求回饋。你選定的視聽器材可能有所幫助，也可能有所妨礙。
如果你想要說明或加深印象，最好選擇高度聲像化的媒體，如電影、幻燈片、電影膠片或錄放像機。
如果你想要說服或宣傳，就選用能使你把控製轉換為變動的媒體。要用電影膠片或翻動圖表來保持對思路的控製。然後當你準備好輸入時，就轉換為自由式的媒體，諸如空白的畫板紙，或寫在硬紙板上的問題等。
如果你想要培養或訓練，就用“被動”的媒體諸如電影和錄像帶慢慢來。研究表明知識技能是和親身參與成比例的。如果你想要解決問題或設計程式，變動是必不可少的。因此，除備用的直觀圖像外，要用黑板，空白圖表紙和每人一份的筆記本。電子黑板和帶有放映裝置的電腦對工作會議也是很好的選擇。